Logiciel de devis pour distributeurs de fournitures médicales

Un hôpital vous envoie sa liste de matériaux: un PDF de 400 pages avec des cellules fusionnées et des notes de bas de page. Une clinique envoie un fichier Excel où les codes produit sont dans la colonne D sur un onglet et dans la colonne G sur un autre. Un centre chirurgical met son cahier des charges à jour chaque trimestre. Un laboratoire utilise un format CSV que personne d'autre n'utilise. Chaque client a son propre format, ses propres spécifications, ses propres manies. Et à chaque demande, vous devez tout retaper avant que votre équipe commerciale ne commence à établir le devis avec des prix obsolètes.

Quotery lit la liste de matériaux du client, en PDF, Excel ou CSV, et associe chaque ligne à votre catalogue, sans saisie manuelle. Codes produit, numéros UDI, teneur en latex, méthode de stérilisation, unité de mesure, quantité par carton, exigences de conformité. Structuré et consultable. Le tout rapproché des fiches que vous avez déjà dans votre catalogue. L'importation par IA gère les cellules fusionnées, les classeurs multi-onglets et les dispositions de colonnes hors normes qui font échouer les importateurs classiques.

La liste de matériaux arrive le lundi. Votre équipe commerciale envoie le devis le lundi. Pas la semaine suivante. Pas après que deux intérimaires ont fini de le saisir. Le devis part avec des prix à jour, parce que l'alternative est de retaper la demande du client en espérant que les chiffres restent justes.

La préparation des commandes commence à 7 heures du matin. L'entrepôt prépare 47 cartons de gants chirurgicaux répartis sur six numéros de lot. La livraison part vers un hôpital de 400 lits avec trois quais de réception. Si un carton du lot 7B2X-14 est périmé, l'hôpital rejette l'expédition entière. Si l'hôpital ne s'en aperçoit pas et qu'une infirmière découvre la date périmée pendant une intervention, le dossier part à la gestion des risques, qui alerte la FDA. Et la FDA vous appelle.

Quotery suit les numéros de lot et les dates de péremption à chaque mouvement de stock. Entrée dans l'entrepôt. Transfert entre sites. Préparation pour la livraison. Confirmation de livraison. Retour en stock. Chaque numéro de lot préservé à chaque étape. Les produits proches de la péremption sont signalés avant que le bon de préparation ne sorte de l'imprimante. Le préparateur prend le lot 7B2X-17 avec 18 mois devant lui au lieu du 7B2X-14 auquel il reste deux jours. Le système ne laisse pas le mauvais lot quitter le quai.

Quand l'auditeur de la FDA demande la traçabilité complète du lot de l'expédition 12847 du 14 février, vous la produisez en moins d'une minute et exportez le fichier pendant qu'il regarde. Fin de l'audit. Vous passez, et ils s'en vont.

Vous stockez des kits chirurgicaux dans la réserve du bloc opératoire. Des gants d'examen dans chaque armoire de clinique du couloir. Des kits de procédure personnalisés en salle de cathétérisme. L'hôpital paie ce qu'il consomme. Le reste, c'est votre capital immobilisé sur leurs étagères, qui vieillit vers la péremption pendant que vous estimez les quantités de réapprovisionnement à partir de feuilles de comptage mensuelles qui arrivent avec deux semaines de retard.

Quotery suit le stock en consignation par site client, avec la vitesse de consommation en temps réel. Les alertes de réapprovisionnement se déclenchent quand un site passe sous le niveau minimum. Les dates de péremption signalent les produits qui nécessitent une rotation avant de devenir des pertes. La lecture de codes-barres depuis un téléphone remplace la feuille de comptage mensuelle. Les données de consommation alimentent les devis de réapprovisionnement, au lieu d'atterrir sur le bureau d'un acheteur trois semaines après coup.

L'hôpital n'est jamais à court de fournitures critiques. Votre fonds de roulement cesse de s'évaporer en stock consigné périmé. La personne que vous envoyiez compter physiquement les cartons chaque mois fait désormais quelque chose qui génère réellement du chiffre d'affaires.

Un kit de prothèse totale du genou contient environ 200 articles individuels répartis en 15 catégories. Des implants avec des plages de tailles. Des instruments à usage unique. Des champs opératoires. Des sutures. Des pansements. Du ciment osseux. Chaque article est lié à un fabricant spécifique, à une exigence d'emballage stérile et à une obligation de traçabilité de lot. Assembler ces kits à la main dans un tableur produit des devis où la ligne 47 référence accidentellement un composant arrêté depuis six mois, et personne ne s'en rend compte avant que l'équipe du bloc n'ouvre le plateau.

Quotery propose des devis basés sur des kits, avec des packs de produits qui se déploient en lignes individuelles au moment de la génération du devis. Chaque composant porte sa propre traçabilité de lot et de péremption. Les composants arrêtés sont signalés au moment du devis, pas après l'envoi du devis. Le kit s'assemble automatiquement à partir de votre catalogue. Des substitutions apparaissent quand un composant est en rupture et qu'une alternative approuvée existe dans votre référentiel.

L'équipe chirurgicale reçoit exactement ce qu'il lui faut pour l'intervention de mardi. Votre commercial envoie le devis avant que le représentant concurrent ait fini de monter le sien dans Excel. Pas de surprise au bloc opératoire. Pas d'appel d'une infirmière de bloc à 7h15 du matin demandant où est le ciment osseux.

Un délai de 30 jours signifie 90 jours. Parfois 120. La facture entre dans la file des comptes fournisseurs de l'hôpital, derrière la vérification du contrat GPO, l'approbation de la gestion du matériel et trois niveaux de signature. Pendant ce temps, vos conditions fournisseurs sont de vrais 30 jours et la paie tombe le vendredi. Une trésorerie qui tolère la bureaucratie hospitalière n'est pas un luxe dans la distribution médicale. C'est la différence entre croître et se retrouver à court d'argent en attendant des factures qui sont techniquement à jour.

Le module de comptes clients de Quotery suit la balance âgée par établissement, avec les prix contractuels appliqués automatiquement. Tarifs GPO par paliers, tarification par capitation, barèmes de remboursement par procédure. Le tout appliqué au moment de la facture, sans recherche manuelle. Les relevés partent dans les délais. Les priorités de recouvrement mettent en avant les comptes qui exigent une attention avant de dépasser 90 jours.

Quand le paiement arrive enfin, il est traité par ACH, carte ou virement bancaire. Règlement standard à J+2. Paiement instantané disponible quand le timing de trésorerie compte. Vous cessez de financer le fonds de roulement de l'hôpital, ce que vous faites chaque trimestre, et commencez à piloter votre activité sur la base des encaissements qui rentrent réellement.

Un rappel de classe I tombe à 16 heures un jeudi. BD rappelle le lot 7B2X-14 de gants chirurgicaux pour rupture de stérilité. La FDA exige la notification de chaque client ayant reçu un produit de ce lot sous 24 heures. Pas la semaine prochaine. Pas après que quelqu'un a vérifié les bons de préparation papier. Vingt-quatre heures. Chaque hôpital. Chaque clinique. Chaque centre chirurgical. Manquez le délai et vous êtes en non-conformité. Oubliez un seul client et quelqu'un utilise un gant rappelé dans un champ stérile.

Quotery trace chaque numéro de lot jusqu'à chaque expédition client, avec une traçabilité complète en amont et en aval. Quand la notification de rappel arrive, vous recherchez le numéro de lot. Le système renvoie chaque client ayant reçu un produit de ce lot, chaque date d'expédition, chaque quantité. Les modèles de notification partent immédiatement avec les détails propres à chaque expédition. Votre réponse au rappel s'effectue en quelques minutes.

Votre exposition à la responsabilité reste contenue. Vos relations clients sortent du rappel intactes. La FDA effectue un suivi pour vérifier que vous avez notifié chaque client concerné dans le délai exigé. Vous présentez la piste d'audit documentée montrant le lot 7B2X-14, chaque expédition, chaque destinataire et chaque horodatage de notification, et l'auditeur coche la case et passe au distributeur suivant.