Fournisseurs

Que sont les fournisseurs ?

Les fournisseurs sont les entreprises et vendeurs auprès de qui vous achetez, suivis dans un répertoire central et consultable. Associez les fournisseurs aux bons de réception pour construire un historique traçable de qui a fourni quoi.

Chaque fois que vous recevez du nouveau stock, associez-le à un fournisseur pour savoir d'où provient votre stock. La section Fournisseurs vous offre un endroit unique pour stocker les coordonnées, les numéros d'identification fiscale et les références internes de chaque fournisseur. Gardez votre répertoire de fournisseurs consultable et votre historique de réceptions traçable.

Ce que vous pouvez faire

• Ajouter des fournisseurs avec le nom de l'entreprise, l'adresse, le téléphone, l'e-mail et le numéro d'identification fiscale.
• Attribuer un code de référence interne à chaque fournisseur pour le recouper avec votre système comptable.
• Rechercher instantanément dans votre répertoire de fournisseurs par nom, numéro de référence ou e-mail.
• Ajouter des notes libres à n'importe quel fournisseur concernant les conditions de paiement, les contacts ou les calendriers de livraison.
• Associer les fournisseurs aux bons de réception pour construire un historique traçable de votre chaîne d'approvisionnement.
• Supprimer les fournisseurs avec lesquels vous ne travaillez plus, tout en protégeant l'historique des réceptions associées.

Comment...

Les administrateurs et les responsables peuvent ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs du répertoire. Ces tutoriels couvrent la création de nouveaux fournisseurs, la mise à jour des coordonnées et la gestion de la suppression de fournisseurs. Chacun prend moins d'une minute.

Ajouter un nouveau fournisseur

1. Accédez à Fournisseurs dans la barre latérale pour ouvrir votre répertoire de fournisseurs.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur dans le coin supérieur droit.
3. Saisissez le nom de l'entreprise du fournisseur. C'est le seul champ obligatoire.
4. Renseignez éventuellement le code de référence (votre numéro de compte interne pour ce fournisseur), le numéro fiscal, l'e-mail, le téléphone et les champs d'adresse.
5. Ajoutez d'éventuelles notes dans le champ de notes : conditions de paiement, calendriers de livraison ou contacts préférés.
6. Cliquez sur Enregistrer. Le fournisseur apparaît désormais dans votre répertoire et peut être associé aux bons de réception.

Modifier les informations d'un fournisseur

1. Dans la liste des fournisseurs, cliquez sur le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
2. Cliquez sur Modifier pour passer en mode édition.
3. Modifiez les champs qui nécessitent une mise à jour : coordonnées, codes de référence ou notes.
4. Cliquez sur Enregistrer. Les informations mises à jour apparaissent immédiatement sur tous les écrans et documents.

Supprimer un fournisseur

1. Ouvrez depuis la liste le fournisseur que vous souhaitez supprimer.
2. Si aucun bon de réception n'est associé au fournisseur, vous pouvez le supprimer directement à l'aide de l'action de suppression.
3. Si le fournisseur a des bons de réception existants, vous verrez un message indiquant que le fournisseur ne peut pas être supprimé car il est référencé par votre historique de stock. Dans ce cas, laissez simplement le fournisseur en place. Cela n'affectera pas votre travail quotidien, et l'historique des réceptions reste exact.
4. Sinon, si votre équipe ne travaille tout simplement plus avec ce fournisseur, vous pouvez effacer les détails et ajouter une note comme "inactif." Le nom reste, mais tout le monde sait qu'il n'est plus actif.

Scénarios courants

Mettre en place une nouvelle relation fournisseur

1. Ouvrez la page Fournisseurs et cliquez sur Nouveau fournisseur.
2. Saisissez le nom de l'entreprise, le code de référence et les coordonnées.
3. Ajoutez l'adresse, le téléphone et l'e-mail du fournisseur.
4. Rédigez des notes pertinentes sur les conditions de paiement ou les contacts préférés.
5. Enregistrez. Le fournisseur est désormais disponible dans tous les menus déroulants des bons de réception.

Vérifier de quels fournisseurs provient votre stock

1. Accédez à la page de stock du produit.
2. Localisez les bons de réception qui ont fait entrer le produit.
3. Cliquez sur le nom du fournisseur sur le bon de réception pour voir les coordonnées.
4. Contactez le fournisseur au sujet du problème de qualité.
5. Confirmez l'association du fournisseur sur le bon de réception pour une traçabilité exacte.