Devis

Que sont les Devis?

Créez des devis professionnels avec votre catalogue de produits, envoyez-les aux clients et concluez des affaires. Le stock est réservé automatiquement à l'acceptation.

Les devis sont le cœur de Quotery. Un devis est le document que vous créez à partir de votre catalogue de produits, que vous envoyez à un client et que vous clôturez lorsqu'il accepte, ce qui réserve le stock et lance le traitement de la commande. Chaque devis reçoit un numéro unique et séquentiel Q-AAAA-NNNN pour une piste d'audit complète, du brouillon jusqu'à la livraison.

Ce que vous pouvez faire

• Créer des devis professionnels avec recherche dans le catalogue de produits, lignes manuelles et tarification automatique du catalogue.
• Organiser les lignes en sections nommées et les faire glisser pour les réordonner, afin d'obtenir un devis soigné.
• Définir des remises au niveau de l'en-tête et par ligne avec une précision de 6 décimales et utiliser Aperçu de la remise pour des totaux cibles exacts.
• Suivre chaque devis tout au long de son cycle de vie, du brouillon jusqu'à livré ou annulé.
• Partager des devis avec votre équipe en lecture seule ou en modification et transférer la propriété si nécessaire.
• Rouvrir des devis clôturés ou annulés pour les ramener à brouillon ou envoyé lorsque les affaires évoluent.
• Dupliquer n'importe quel devis en un clic pour les commandes répétées du même client.
• Utiliser des raccourcis clavier comme Cmd+D pour dupliquer des lignes et Cmd+K pour rechercher dans le catalogue.
• Sélectionner plusieurs lignes à la fois pour les déplacer ou les supprimer en masse à l'aide de la barre d'action flottante.
• Exporter les devis en PDF ou CSV personnalisés avec le logo de votre entreprise pour la revue et la signature du client.
• Voir les badges de statut de paiement en un coup d'œil dans la liste des devis et les vues de détail.
• Utiliser le Suivi par IA pour rédiger des e-mails personnalisés pour les devis sans réponse, que vous relisez et envoyez.

Comment...

Les commerciaux et les managers peuvent créer, envoyer, clôturer et rouvrir des devis. Chaque tâche prend moins de 2 minutes.

Créer et envoyer un devis

1. Accédez à Devis dans la barre latérale et cliquez sur Nouveau Devis. Choisissez Vierge pour partir de zéro ou Import par IA pour créer à partir d'un document client.
2. Choisissez un client dans le menu déroulant. L'adresse de livraison est remplie automatiquement à partir de son adresse par défaut. Créez une nouvelle adresse directement si nécessaire.
3. Ajoutez des lignes: appuyez sur Cmd+K pour ouvrir le sélecteur de produits, recherchez par nom ou SKU et sélectionnez. Ou saisissez une description manuelle pour les articles hors catalogue.
4. Ajustez les quantités, les prix unitaires et les remises selon vos besoins. Regroupez les lignes en sections en cliquant sur Ajouter une Section et en faisant glisser les lignes à l'intérieur.
5. Vérifiez les totaux. Si vous devez atteindre un montant cible exact, utilisez la fonctionnalité Aperçu de la remise: saisissez le total souhaité et Quotery calcule la remise uniforme.
6. Cliquez sur Envoyer pour passer de brouillon à envoyé.
7. Utilisez le bouton Partager pour envoyer par e-mail un lien du portail à votre client, afin qu'il puisse consulter, accepter ou demander des modifications.

Clôturer un devis après l'acceptation du client

1. Ouvrez le devis envoyé.
2. Cliquez sur Clôturer. Quotery réserve le stock de chaque produit suivi sur le devis. Il s'agit d'un contrat de surréservation: le devis se clôture toujours. Les ruptures de stock sont signalées, et non bloquées.
3. Si des produits sont en rupture de stock, vous verrez un bandeau jaune indiquant exactement quels produits manquent, la quantité dont vous avez besoin et la quantité disponible. Le devis se clôture quand même. La livraison fera respecter la disponibilité ensuite.
4. Un Bon de Livraison en brouillon est créé automatiquement, couvrant chaque ligne suivie, pour que votre entrepôt puisse commencer la préparation immédiatement.
5. Si le contrôle d'approbation financière est activé sur votre compte, la clôture se déroule en deux étapes. D'abord, le devis passe à prêt pour facturation. Votre équipe financière confirme le paiement, et ce n'est qu'alors que le stock est réservé et que le bon de livraison apparaît.

Annuler un devis

1. Ouvrez le devis et cliquez sur Annuler.
2. Si le devis était encore en brouillon ou envoyé, il est annulé immédiatement, sans effets secondaires.
3. Si le devis était déjà clôturé, l'annulation libère le stock réservé, qui redevient disponible. Ces unités sont libérées pour d'autres devis.
4. Si des livraisons ont déjà été expédiées pour ce devis, vous ne pouvez pas annuler. Émettez un Bon de Retour pour rapporter les marchandises.

Rouvrir un devis clôturé ou annulé

1. Ouvrez le devis que vous souhaitez rouvrir.
2. Si le devis a été annulé, sélectionnez Rouvrir et choisissez brouillon ou envoyé comme statut cible. Il n'y a pas d'étape de confirmation. Le devis redevient actif immédiatement.
3. Si le devis a été clôturé, sélectionnez Rouvrir. Un dialogue de confirmation apparaît, car rouvrir un devis clôturé supprime les bons de livraison en brouillon et libère les réservations de stock. Confirmez pour continuer.
4. Choisissez si vous souhaitez rouvrir en brouillon (encore modifiable) ou envoyé (déjà partagé avec le client).
5. Si des livraisons ont déjà été expédiées pour ce devis, l'option de réouverture est désactivée. L'infobulle en explique la raison. Vous ne pouvez pas revenir sur une livraison.

Partager un devis avec votre équipe ou transférer la propriété

1. Ouvrez le devis et cliquez sur le bouton Partager dans la barre supérieure.
2. Choisissez Partager avec l'Équipe. Recherchez un collègue par son nom et choisissez s'il aura un accès en lecture seule ou en modification.
3. Cliquez sur Partager. Il verra le devis dans sa liste et pourra l'ouvrir à partir de là.
4. Pour transférer la propriété, cliquez sur Transférer la Propriété. Choisissez le nouveau propriétaire, ajoutez éventuellement un motif et confirmez.
5. Le nouveau propriétaire prend en charge le devis immédiatement. Le propriétaire précédent conserve un accès en lecture. Les deux actions sont enregistrées dans la piste d'audit.

Scénarios courants

Un client veut négocier les prix

1. Gardez le devis en brouillon pendant que vous ajustez les quantités, les remises ou ajoutez des notes.
2. Utilisez la fonctionnalité Aperçu de la remise pour viser un total spécifique et laisser Quotery calculer la remise uniforme par ligne.
3. Vérifiez la remise calculée avec une précision de 6 décimales pour que les calculs restent toujours justes.
4. Envoyez le devis mis à jour à votre client via le portail pour revue.

Relancer un devis envoyé resté sans réponse

1. Ouvrez le devis envoyé et utilisez la fonctionnalité Suivi par IA.
2. Relisez le brouillon d'e-mail généré par l'IA, qui fait référence aux détails du devis dans la langue de votre client.
3. Modifiez le brouillon si nécessaire et envoyez-le à votre client.
4. Consultez la chronologie d'engagement pour voir si le client a consulté le portail ou téléchargé le PDF.
5. Si le client a consulté plusieurs fois sans répondre, envisagez une relance par téléphone.

Une affaire conclue change — le client veut ajouter des articles

1. Rouvrez le devis clôturé en brouillon pour libérer les réservations de stock et supprimer les bons de livraison en brouillon.
2. Ajoutez les nouveaux articles et ajustez les quantités selon la demande.
3. Envoyez le devis mis à jour via le même lien du portail.
4. Lorsque le client accepte, le stock est réservé à nouveau et un nouveau bon de livraison est créé.