Import de devis par IA

Qu'est-ce que l'Import de devis par IA?

L'Import de devis par IA vous permet de déposer le PDF d'un client, une feuille de calcul ou du texte collé dans Quotery et d'obtenir un devis en brouillon entièrement structuré en quelques secondes. L'IA extrait toutes les lignes, les fait correspondre à votre catalogue de produits et signale celles dont elle n'est pas sûre pour votre révision.

Elle lit le document du client, extrait les lignes, les fait correspondre à votre catalogue lorsque c'est possible et signale les correspondances incertaines pour révision. Aucune saisie manuelle n'est nécessaire. Il suffit de déposer, réviser et envoyer.

Ce que vous pouvez faire

• Importer depuis des PDF, des fichiers Excel, des fichiers CSV ou du texte brut collé depuis un e-mail.
• Obtenir une correspondance instantanée des produits, d'abord par code produit puis par IA pour les articles restants.
• Réviser le statut de correspondance de chaque ligne: vert pour les correspondances exactes, bleu pour celles choisies par l'IA, jaune pour non trouvé.
• Confirmer ou modifier les correspondances de l'IA en un clic pour aligner le prix sur le prix de votre catalogue.
• Voir un bandeau de résumé final indiquant combien de lignes ont trouvé une correspondance et combien nécessitent une révision.

Comment...

Les représentants commerciaux et les managers peuvent importer des documents de clients et créer des devis en brouillon à partir de ceux-ci. Ces tutoriels couvrent le processus et chacun prend moins de deux minutes.

Importer un PDF ou une feuille de calcul d'un client

1. Depuis la page Devis, cliquez sur Nouvel import.
2. Glissez-déposez le fichier du client dans la zone de dépôt ou collez le texte directement.
3. Sélectionnez le client auquel ce devis est destiné. Ce champ est obligatoire.
4. Cliquez sur Importer. L'IA traite le document, ce qui peut prendre de 30 à 60 secondes pour les fichiers volumineux.
5. Révisez le badge de correspondance de chaque ligne sur le nouveau devis en brouillon et confirmez ou corrigez si nécessaire.
6. Effectuez les ajustements nécessaires sur les quantités et les prix, puis envoyez le devis à votre client comme d'habitude.

Confirmer ou modifier une correspondance de l'IA

1. Sur le devis en brouillon importé, observez le badge coloré de chaque ligne.
2. Pour les lignes bleues choisies par l'IA, cliquez sur l'icône de confirmation. Le prix est mis à jour avec le prix de votre catalogue.
3. Pour les lignes jaunes non trouvées, cliquez sur le badge pour rechercher dans votre catalogue et choisir le bon produit.
4. Une fois confirmé, le badge disparaît et la ligne se comporte comme n'importe quelle ligne saisie manuellement.

Scénarios courants

Un client vous envoie par e-mail une demande de devis — traitez-la le jour même

1. Téléchargez le PDF du client et déposez-le dans l'Import par IA de Quotery.
2. Sélectionnez votre client et cliquez sur Importer. L'IA extrait chaque ligne et fait correspondre ce qu'elle peut.
3. Révisez les lignes sans correspondance, généralement seulement quelques-unes, et confirmez les correspondances de l'IA.
4. Vous avez maintenant un devis propre, prêt à envoyer à votre client. Quelques minutes au lieu de plusieurs heures.

Une ligne du document du client n'existe pas encore dans votre catalogue

1. L'IA signale la ligne non reconnue comme non trouvée et laisse le champ produit vide.
2. Créez un produit temporaire sur-le-champ via la fenêtre modale de création de produit et associez-le.
3. Vous pouvez aussi saisir une description manuelle de remplacement et gérer la création dans le catalogue plus tard.
4. Le devis reste un brouillon valide dans les deux cas. Envoyez-le dès que toutes les lignes ont des produits approuvés.