Produits

Que sont les produits ?

Gérez votre catalogue de produits pour que votre équipe commerciale sache toujours ce qui est disponible et à quel prix. Les produits sont pré-remplis sur les devis et les niveaux de stock sont mis à jour automatiquement.

Les produits sont les articles que vous vendez, le catalogue sur lequel votre équipe commerciale s'appuie lors de la création d'un devis. Chaque produit a un nom, un SKU, un prix, une unité de mesure et une catégorie optionnelle. Vous contrôlez quels produits sont actifs, suivez le stock et définissez si une approbation du responsable est nécessaire avant qu'ils n'apparaissent sur les devis.

Ce que vous pouvez faire

• Construire un catalogue consultable avec des noms, des SKU, des descriptions, des prix et des photos.
• Organiser les produits en catégories pour garder votre catalogue ordonné et faciliter la recherche.
• Définir des unités de mesure comme BOX, EA, LF ou SQFT pour que chaque article soit clair.
• Définir des prix de catalogue qui sont pré-remplis sur les nouveaux devis, avec la possibilité de les remplacer devis par devis.
• Marquer les produits comme suivis en stock pour une gestion automatique du stock, ou désactiver le suivi pour les services.
• Exiger l'approbation du responsable pour les produits créés par les commerciaux avant qu'ils n'apparaissent sur les devis envoyés aux clients.
• Importer des photos de produits pour que votre équipe et vos clients puissent identifier visuellement les articles du catalogue.
• Importer des produits en masse à partir de CSV ou Excel en utilisant le modèle, avec validation et rapport d'erreurs clair.

Comment...

Les administrateurs et les responsables peuvent créer, modifier, approuver, importer et archiver des produits. Chaque tâche prend moins de 2 minutes.

Ajouter un nouveau produit au catalogue

1. Accédez à Produits dans la barre latérale pour ouvrir le catalogue de produits.
2. Cliquez sur le bouton "Nouveau produit" dans le coin supérieur droit.
3. Saisissez le nom du produit. C'est ainsi que votre équipe et vos clients le verront sur les devis.
4. Saisissez un SKU. Un code court et unique qui identifie ce produit dans votre système. Chaque produit de votre catalogue doit avoir un SKU différent.
5. Choisissez une unité de mesure dans le menu déroulant. Des options comme EA pour unité, BOX pour boîte ou LF pour pied linéaire.
6. Optionnellement, sélectionnez une catégorie, ajoutez une description, saisissez un prix de catalogue et importez une photo.
7. Décidez si ce produit doit suivre le stock. Laissez l'option activée s'il s'agit d'un article physique que vous gardez en stock. Désactivez-la pour les services ou les articles fabriqués à la commande.
8. Cliquez sur "Enregistrer". Si vous êtes administrateur ou responsable, le produit est prêt à être utilisé sur les devis immédiatement. Si vous êtes commercial, le produit est créé, mais nécessite l'approbation du responsable avant d'apparaître sur les devis envoyés aux clients.

Approuver un produit créé par un commercial

1. Ouvrez la liste des Produits. Les produits non approuvés sont signalés par un indicateur de statut.
2. Cliquez sur le produit qui nécessite une approbation pour ouvrir sa page de détails.
3. Vérifiez les détails du produit. Assurez-vous que le nom, le SKU, le prix et l'unité sont corrects.
4. Positionnez le bouton bascule "Approuvé" sur activé et enregistrez. Le produit est maintenant disponible pour utilisation sur tous les devis, y compris ceux envoyés aux clients et les exports en PDF.

Importer des produits en masse à partir d'un fichier CSV ou Excel

1. Sur la page Produits, cliquez sur le bouton Importer pour ouvrir l'interface d'importation.
2. Cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir un fichier pré-formaté avec toutes les bonnes colonnes: nom, SKU, unité, catégorie, prix, description et suivi de stock.
3. Remplissez vos produits dans le modèle. Chaque ligne est un produit. Le SKU doit être unique dans l'ensemble de votre catalogue.
4. Importez le fichier rempli en le faisant glisser vers la zone de dépôt ou en cliquant pour parcourir.
5. Le système valide chaque ligne. S'il y a des erreurs, comme des SKU en double ou des champs obligatoires manquants, vous les verrez clairement signalées. Corrigez les problèmes dans le fichier et importez-le à nouveau.
6. Quand la validation est réussie, les produits sont créés. Un résumé montre combien ont été créés, combien ont été mis à jour (si vous avez inclus des SKU existants) et s'il y a eu des erreurs.
7. S'il y a eu des erreurs, cliquez sur Télécharger les erreurs pour obtenir un fichier listant uniquement les lignes problématiques, avec des explications. Corrigez-les et importez à nouveau.

Scénarios courants

Un commercial remarque qu'un produit manque au catalogue pendant un devis

1. Ouvrez la fenêtre modale de produit temporaire dans l'éditeur de devis, sans quitter votre flux de travail.
2. Saisissez le nom, le SKU, l'unité et le prix du produit, puis enregistrez pour l'ajouter comme ligne du devis.
3. Le devis reste en brouillon jusqu'à ce qu'un responsable vérifie et approuve le nouveau produit.
4. Le responsable ouvre le produit non approuvé dans le catalogue, vérifie les détails et actionne le bouton bascule d'approbation.
5. Revenez au devis et envoyez-le au client, maintenant que le produit est approuvé.

Mettre à jour les prix du catalogue sans affecter les anciens devis

1. Accédez à Produits et mettez à jour les prix des articles concernés.
2. Le nouveau prix se propage automatiquement à tous les devis en brouillon et envoyés.
3. Les devis précédemment acceptés, clôturés ou livrés conservent leurs prix initialement convenus.
4. Vos affaires en cours restent à jour sans affecter les conditions des commandes terminées.