Étape financière

Qu'est-ce que l'étape financière?

L'étape financière est un point de contrôle d'approbation optionnel qui met en pause les devis acceptés pour la vérification du paiement. Une fois que le service financier confirme le paiement, le devis continue automatiquement le processus d'exécution des commandes, avec le stock réservé.

Activez l'étape d'approbation financière dans les Paramètres de l'entreprise pour exiger une approbation de paiement avant que les devis passent à l'exécution des commandes. Les devis acceptés sont mis en pause à une étape de révision prêt pour facturation, où votre équipe financière confirme que le paiement a été reçu. Une fois marqué comme payé, le devis continue automatiquement: le stock est réservé, un bon de livraison est créé et votre équipe d'entrepôt peut commencer la préparation.

Ce que vous pouvez faire

• Activer ou désactiver l'approbation financière pour l'ensemble de votre compte dans les Paramètres de l'entreprise.
• Suivre chaque paiement avec un statut dédié: en attente, payé, échoué ou annulé.
• Exiger une note de motif lors du marquage de tout paiement comme échoué ou annulé.
• Envoyer aux clients une notification de statut de paiement depuis le tableau de bord financier quand vous êtes prêt.
• Repasser un paiement payé au statut en attente pour libérer le stock, à condition qu'aucune livraison n'ait été expédiée.
• Tenir votre équipe financière informée grâce à des notifications automatiques à chaque changement de statut de paiement.
• Voir tous les paiements dans un tableau de bord financier dédié, avec des filtres par statut, commercial ou client.
• Permettre aux clients de voir le statut du paiement dans le portail client via une bannière que vous contrôlez.
• Accéder aux rapports financiers sur quatre niveaux, de la vue d'ensemble des revenus standard aux prévisions premium.
• Réactiver automatiquement l'approbation financière lorsqu'un devis annulé est rouvert et accepté à nouveau.

Comment...

Les membres de l'équipe financière et les managers peuvent activer l'approbation financière, traiter les paiements et notifier les clients. Ces tutoriels couvrent l'activation de l'étape d'approbation, le marquage des paiements comme payés, la notification des clients et l'exécution des rapports financiers. Chacun prend moins de 2 minutes.

Activer l'étape d'approbation financière

1. Accédez aux Paramètres de l'entreprise et ouvrez les paramètres de votre tenant.
2. Localisez l'interrupteur Exiger l'approbation financière dans les paramètres de flux de devis.
3. Activez-le et enregistrez. À partir de maintenant, chaque fois qu'un devis est accepté via le portail client, il sera mis en pause à prêt pour facturation au lieu de passer directement à clôturé.
4. Vous pouvez désactiver cela à tout moment. Les devis existants déjà à l'étape financière y resteront jusqu'à leur résolution. L'interrupteur n'affecte que les nouveaux devis à venir.

Marquer un paiement comme payé

1. Accédez à Finance dans la barre latérale. Vous verrez une liste de tous les paiements en attente.
2. Localisez le paiement que vous souhaitez traiter. Utilisez la recherche et les filtres si nécessaire.
3. Cliquez sur le menu d'actions sur la ligne du paiement et sélectionnez Marquer comme payé.
4. Ajoutez éventuellement un motif ou une note de référence concernant le paiement. Quelque chose comme "Virement bancaire confirmé par la comptabilité" ou "Chèque nº 4521 encaissé."
5. Cliquez pour confirmer. Le devis passe immédiatement au statut clôturé. Le stock est réservé, un bon de livraison est créé et votre équipe d'entrepôt peut commencer la préparation.
6. Le statut du paiement passe à Payé et le responsable commercial reçoit une notification. Le devis suit désormais le flux normal d'exécution des commandes.

Notifier un client sur le statut du paiement

1. Ouvrez le détail du paiement dans le tableau de bord financier.
2. Cliquez sur Notifier le client. Un dialogue s'ouvre avec deux options: inclure un message de statut par défaut ou écrire votre propre message personnalisé.
3. Le message par défaut explique le statut actuel du paiement en langage simple. Vous pouvez l'utiliser tel quel ou le désactiver et écrire quelque chose de spécifique.
4. Si vous activez le message par défaut et ajoutez également du texte personnalisé, les deux seront inclus dans l'e-mail.
5. Assurez-vous que le client dispose d'une adresse e-mail enregistrée. Quotery vous avertira si ce n'est pas le cas.
6. Cliquez sur Envoyer. L'e-mail est envoyé et un enregistrement de la notification est sauvegardé sur le paiement. Votre équipe peut voir ce qui a été communiqué et quand. Le client verra également une bannière de statut de paiement dans le portail client reflétant cette notification.

Exécuter un rapport financier

1. Accédez à Rapports et cliquez sur Rapports financiers pour voir le catalogue de rapports disponibles, organisé par niveau.
2. Les rapports du niveau Standard sont disponibles dans tous les forfaits: Vue d'ensemble des revenus montre combien d'argent est entré et quand. Balance âgée des factures montre les paiements en attente et depuis combien de temps ils le sont. Statut des paiements offre un instantané de chaque paiement dans tous les statuts. Flux de trésorerie suit l'argent entrant et sortant au fil du temps.
3. Si votre forfait inclut le niveau Advanced, vous verrez également Analyse de rentabilité (marge par client, par produit, par représentant) et Marge par client (quels clients sont les plus rentables). Il inclut également Tendances de paiement (comment le comportement de paiement évolue au fil du temps).
4. Si votre forfait inclut le niveau Premium, vous débloquez Prévision de revenus (modélisation prédictive basée sur le pipeline) et Comportement de paiement (score de fiabilité de paiement au niveau du client). Il inclut également Santé financière (instantané combiné de la liquidité et des comptes clients).
5. Les Rapports financiers personnalisés vous permettent de définir vos propres métriques et dimensions. Disponibles dans les forfaits Enterprise.
6. Cliquez sur n'importe quel rapport pour l'ouvrir. Utilisez les filtres de plage de dates, de client et de représentant pour restreindre les données.
7. Exportez en PDF pour les revues de la direction ou en CSV pour faire votre propre analyse dans Excel.

Scénarios courants

Le transfert standard des ventes vers la finance

1. Le commercial négocie un devis et le client l'accepte via le portail client.
2. Le devis est mis en pause à prêt pour facturation parce que l'approbation financière est activée.
3. L'équipe financière vérifie le paiement et clique sur Marquer comme payé.
4. Le devis continue automatiquement: le stock est réservé et un bon de livraison apparaît.
5. L'équipe de l'entrepôt commence la préparation, et le commercial reçoit une notification.

Extourner un paiement avant la livraison

1. Ouvrez le paiement dans le tableau de bord financier et sélectionnez Extourner.
2. Confirmez l'extourne. Quotery libère les réservations de stock et supprime le bon de livraison en brouillon.
3. Vérifiez que le devis revient à prêt pour facturation, avec le statut de paiement défini sur En attente.
4. Faites un suivi avec le client concernant le paiement correct.
5. Si une livraison a déjà été expédiée, le système bloque l'extourne et recommande un bon de retour.