Bons de livraison

Que sont les bons de livraison?

Créez et validez des bons de livraison pour expédier des marchandises sur la base de devis clôturés et mettre à jour le stock automatiquement. Chaque livraison reçoit un document numéroté accompagné d'un PDF avec QR code pour votre équipe d'entrepôt.

Un bon de livraison est le document qui expédie des marchandises sur la base d'un devis clôturé. Lorsque vous validez une livraison, la quantité est déduite du stock et une écriture permanente est créée au grand livre. Chaque BL reçoit un numéro unique et un PDF avec QR code pour les préparateurs de l'entrepôt, avec les emplacements d'allée.

Ce que vous pouvez faire

• Créer des bons de livraison à partir de devis clôturés, avec des brouillons préremplis à partir des lignes suivies.
• Expédier depuis plusieurs entrepôts dans un seul bon de livraison, avec attribution d'emplacement par ligne.
• Expédier du stock en consignation et Quotery notifie automatiquement le fournisseur afin qu'il puisse vous facturer.
• Valider les expéditions pour passer du statut brouillon à expédié et déduire immédiatement la quantité du stock.
• Marquer les livraisons comme livrées avec jusqu'à 3 photos de preuve de livraison et des coordonnées GPS optionnelles.
• Générer automatiquement un brouillon de suivi pour les quantités restantes des livraisons partielles, avec une référence de report.
• Imprimer des PDF avec QR code et emplacements d'allée pour que les préparateurs de l'entrepôt sachent exactement où trouver chaque article.
• Utiliser le pool mobile du répartiteur pour que les chauffeurs consultent et finalisent les livraisons avec des photos depuis leur téléphone.
• Ignorer les vérifications de stock lorsque le paramètre backorder est activé, pour expédier même quand le stock disponible est insuffisant.

Comment...

L'équipe d'entrepôt peut créer, expédier et marquer les livraisons comme livrées. Chaque tâche prend moins de 2 minutes.

Créer et expédier une livraison

1. Accédez à Bons de livraison dans la barre latérale et cliquez sur Nouveau, ou utilisez le brouillon créé automatiquement à la clôture du devis.
2. Vérifiez les lignes, les quantités et les emplacements de préparation. Chaque ligne indique depuis quel entrepôt elle sera prélevée. Modifiez l'emplacement d'une ligne si vous devez servir la commande depuis un autre entrepôt.
3. Si certains articles proviennent du stock en consignation, le nom du fournisseur apparaît sur la ligne. Quotery notifiera automatiquement le fournisseur lors de l'expédition.
4. Définissez une date planifiée pour que votre entrepôt sache quand préparer.
5. Quand tout est prêt, cliquez sur Expédier. Quotery vérifie que vous avez suffisamment de stock, sauf si votre tenant autorise les backorders. La quantité est déduite du stock disponible et la réservation est consommée. Une écriture est enregistrée au grand livre.
6. Le BL est maintenant au statut expédié. Un PDF avec QR code est disponible pour impression. Remettez-le à vos préparateurs ou à votre transporteur.

Marquer une livraison comme livrée

1. Une fois que le transporteur a confirmé que les marchandises sont arrivées chez le client, ouvrez le BL expédié.
2. Cliquez sur Marquer comme livré. Vous pouvez éventuellement importer jusqu'à 3 photos de preuve de livraison.
3. Si vous êtes sur mobile, l'interface du répartiteur vous permet de prendre des photos directement avec l'appareil photo du téléphone et, en option, de joindre vos coordonnées GPS.
4. Le BL passe au statut livré. Cet état est définitif et ne peut pas être annulé.
5. Le statut du devis d'origine est mis à jour automatiquement: partiellement livré si certaines lignes restent non livrées, livré si tout est confirmé.
6. S'il s'agissait d'une livraison partielle, un nouveau BL en brouillon est créé automatiquement pour couvrir les quantités en attente. Il est lié à cette livraison par une référence de report.

Gérer une livraison de stock en consignation

1. Lorsque vous créez un bon de livraison incluant des articles en consignation, le nom du fournisseur apparaît sur chaque ligne consignée.
2. Vérifiez les quantités. Le stock en consignation n'affecte pas les comptages de votre stock propre, mais il consomme le stock du fournisseur sur votre emplacement.
3. Expédiez la livraison normalement. Quotery envoie automatiquement une notification au fournisseur indiquant quels produits ont été expédiés et en quelles quantités.
4. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications aux fournisseurs dans les paramètres de votre tenant. Accédez à Paramètres de l'entreprise et repérez l'option de notification de consignation.
5. Le fournisseur peut ensuite vous facturer les marchandises consignées qui ont été vendues. Vous ne payez jamais le stock en consignation avant qu'il soit expédié à votre client.

Scénarios courants

Vous ne pouvez servir qu'une partie d'un devis pour le moment

1. Modifiez le bon de livraison en brouillon pour définir uniquement les quantités que vous pouvez expédier aujourd'hui.
2. Supprimez ou mettez à zéro les lignes que vous ne pouvez pas servir pour le moment.
3. Expédiez la livraison partielle pour déduire du stock les quantités servies.
4. Vérifiez le nouveau BL en brouillon créé automatiquement pour le solde en attente, avec une référence de report.

Le transporteur confirme la livraison depuis le terrain

1. Le chauffeur ouvre l'interface mobile du répartiteur sur son téléphone, sur le lieu de livraison.
2. Il trouve la livraison dans son pool et l'ouvre.
3. Il prend une photo des documents signés ou des marchandises livrées.
4. Il appuie sur Marquer comme livré pour enregistrer les coordonnées GPS et finaliser la livraison.
5. Le système met à jour le statut du devis et le stock immédiatement, sans paperasse à classer au bureau.