Utilisateurs et Équipe

Qu'est-ce que la section Utilisateurs et Équipe?

La section Utilisateurs et Équipe est l'endroit où vous gérez toutes les personnes qui travaillent dans votre compte Quotery. Vous pouvez inviter de nouveaux collègues, attribuer des rôles et désactiver les personnes qui sont parties, tout en suivant l'utilisation de vos sièges.

Vous pouvez voir qui fait partie de votre équipe, quel rôle a chaque personne, et inviter de nouveaux collègues par e-mail. Chaque personne reçoit un rôle comme Admin, Manager ou Commercial, qui contrôle ce qu'elle peut voir et faire. Cette page montre aussi combien de vos sièges sont utilisés.

Ce que vous pouvez faire

• Voir une liste paginée de tous les membres actifs et inactifs de votre entreprise.
• Rechercher une personne spécifique par nom, nom d'utilisateur ou adresse e-mail.
• Attribuer et modifier les rôles de chaque membre de l'équipe: Admin, Manager, Commercial, Entrepôt ou Répartiteur.
• Désactiver un utilisateur pour libérer un siège sans supprimer son compte ni son historique.
• Inviter de nouveaux collègues par e-mail avec un rôle pré-attribué et un lien de configuration à usage unique.
• Renvoyer ou révoquer les invitations en attente avant qu'elles ne soient acceptées.

Comment...

Seuls les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs et modifier les rôles. La page Équipe se trouve dans la section Admin de la barre latérale. Ces tutoriels prennent moins de deux minutes chacun.

Inviter un nouveau collègue

1. Accédez à Équipe depuis la barre latérale Admin.
2. Cliquez sur le bouton Inviter un membre. S'il est désactivé, vous avez peut-être atteint votre limite de sièges.
3. Saisissez l'adresse e-mail de la personne et choisissez son rôle dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Envoyer l'invitation. Elle reçoit un e-mail avec un lien à usage unique valable 7 jours.
5. Elle clique sur le lien, définit son nom et son mot de passe, et son compte est créé avec le rôle attribué.
6. Suivez les invitations en attente sur la page Équipe. Elles apparaissent avec un badge En attente.

Modifier le rôle de quelqu'un

1. Dans la liste Équipe, cliquez sur la personne dont vous souhaitez modifier le rôle.
2. Sur sa page de détails, vous verrez son rôle actuel dans la section Groupes.
3. Sélectionnez un rôle différent ou plusieurs rôles pour lui donner une combinaison de permissions.
4. Cliquez sur Enregistrer. Son accès change immédiatement. Vous ne pouvez pas retirer votre propre rôle Admin par accident.

Libérer un siège en désactivant un utilisateur

1. Localisez la personne qui a quitté votre équipe dans la liste des utilisateurs.
2. Ouvrez sa page de détails et basculez l'interrupteur Actif sur désactivé.
3. Cliquez sur Enregistrer. Elle ne peut plus se connecter, et son siège est immédiatement libéré.
4. Son historique reste intact. Vous pouvez la réactiver plus tard si elle revient.

Scénarios courants

Intégration d'un nouveau commercial

1. Accédez à Équipe et cliquez sur Inviter un membre.
2. Saisissez son e-mail professionnel et choisissez le rôle Commercial.
3. Il reçoit l'e-mail d'invitation, clique sur le lien, définit un mot de passe et se connecte.
4. Comme il a été invité en tant que Commercial, il voit immédiatement Devis et Clients dans sa barre latérale.
5. Il peut commencer à créer des devis immédiatement, mais ne peut pas modifier le catalogue de produits ni la facturation.

Réorganiser les rôles à mesure que votre équipe grandit

1. Ouvrez la page Équipe et passez en revue le rôle actuel de chaque personne.
2. Attribuez des rôles plus spécifiques: conservez deux Admins, passez quatre personnes en Manager, cinq en Commercial et une en Répartiteur.
3. Chaque personne ne voit désormais que ce dont elle a besoin pour son travail.
4. Fini les modifications accidentelles du catalogue de produits par un commercial.