Journaux d'audit

Que sont les Journaux d'audit?

Les Journaux d'audit fournissent un enregistrement complet et immuable de toutes les actions importantes réalisées dans votre compte Quotery. Vous pouvez voir qui a fait quoi, à quel moment, ainsi que les détails avant et après, pour la conformité, la résolution de problèmes et les investigations.

Chaque fois que quelqu'un modifie le statut d'un devis, transfère la propriété, ajuste le stock ou traite un paiement, l'action est enregistrée avec des métadonnées complètes. C'est votre filet de sécurité pour répondre à la question que s'est-il passé ici. Le journal est en ajout uniquement, donc personne ne peut modifier ni supprimer les entrées.

Ce que vous pouvez faire

• Parcourir une chronologie interrogeable de chaque action significative réalisée dans votre entreprise.
• Voir qui a réalisé chaque action, ce qui a été modifié et exactement quand cela s'est produit.
• Filtrer par type d'action, y compris les modifications de devis, les événements de paiement et les ajustements de stock.
• Consulter les métadonnées détaillées de chaque événement avec les valeurs avant et après.
• Retracer l'historique complet d'un devis, du brouillon jusqu'à la livraison et au paiement.
• Utiliser les données d'audit pour les rapports de conformité ou pour enquêter sur des modifications inattendues du compte.

Comment...

Les administrateurs et les managers peuvent consulter les journaux d'audit. Ils se trouvent dans la section Admin de la barre latérale. Ces tutoriels prennent moins d'une minute chacun.

Retracer l'historique d'un devis spécifique

1. Accédez aux Journaux d'audit depuis la barre latérale Admin.
2. Trouvez les événements associés au numéro du devis sur lequel vous enquêtez.
3. Cliquez sur un événement pour développer ses détails, y compris qui a réalisé l'action, l'horodatage et les métadonnées.
4. Lisez les événements dans l'ordre chronologique pour reconstituer exactement ce qui est arrivé à ce devis.
5. Utilisez cette chronologie lorsqu'un client conteste ce qui a été convenu, pour voir l'historique exact de chaque modification.

Identifier qui a modifié un client ou un produit

1. Depuis la page des Journaux d'audit, trouvez les événements liés au client ou au produit concerné.
2. Les modifications apportées aux clients et aux produits apparaissent comme des événements avec le nom de l'entité dans les métadonnées.
3. Chaque événement affiche l'utilisateur qui a effectué la modification ainsi que l'horodatage.
4. Le journal d'audit est en ajout uniquement. Ce que vous voyez est ce qui s'est réellement passé.

Consulter l'historique des paiements et de la facturation

1. Les Journaux d'audit capturent chaque événement de facturation: activations d'abonnement, changements de forfait et résultats de paiement.
2. Recherchez des événements comme billing.subscription.created et billing.payment.succeeded pour retracer votre chronologie.
3. Chaque événement de paiement inclut le montant de la facture et l'ID de référence Stripe.
4. Utilisez ces informations pour rapprocher votre facturation Quotery de vos registres comptables.

Scénarios courants

Répondre à la question qui a annulé ce devis

1. Un devis qui était sur le point d'être conclu apparaît soudainement comme annulé.
2. Ouvrez les Journaux d'audit et trouvez le numéro du devis dans la chronologie des événements.
3. La chronologie montre que le devis a été envoyé, consulté par le client, puis annulé par un commercial spécifique.
4. L'entrée d'audit inclut la note le client est parti chez un concurrent. Affaire classée en trente secondes.

Se préparer à un audit financier

1. Ouvrez les Journaux d'audit et filtrez par événements de facturation du dernier trimestre.
2. Passez en revue chaque activation d'abonnement, paiement réussi, changement de forfait et paiement échoué.
3. Chaque événement comporte un horodatage et les montants monétaires pertinents.
4. Comme le journal d'audit est en ajout uniquement, il constitue un registre de conformité fiable pour votre comptable.