Premiers pas avec Quotery

Qu'est-ce que Quotery?

Quotery est une plateforme de gestion d'entreprise qui vous aide à établir des devis, vendre et livrer des produits. Vos équipes commerciales, d'entrepôt et de service client travaillent toutes avec les mêmes données en temps réel.

Quotery est une plateforme de gestion d'entreprise qui vous aide à établir des devis, vendre et livrer des produits. Elle offre à votre équipe commerciale un outil de devis rapide, à votre équipe d'entrepôt une vue du stock en temps réel et à vos clients un portail en libre-service. Tout le monde travaille avec les mêmes données, sans feuilles de calcul à réconcilier ni e-mails perdus dans les boîtes de réception.

À propos de ce manuel

Ce Manuel du produit présente chaque partie de Quotery, un module à la fois. Vous n'avez pas besoin de le lire de bout en bout. Allez directement à la section qui correspond à ce que vous essayez de faire maintenant.

Chaque module suit la même structure. D'abord, nous expliquons ce que fait cette partie de Quotery et pourquoi elle est importante pour votre entreprise. Ensuite, nous listons les principales choses que vous pouvez faire avec. Après cela, vous trouverez des guides pas à pas pour les tâches courantes: créer, modifier et gérer des enregistrements. Enfin, nous parcourons des scénarios du monde réel pour que vous voyiez comment tout s'articule.

Ce manuel est écrit pour tous les membres de votre équipe, quel que soit leur niveau technique. Les commerciaux, le personnel d'entrepôt, les managers et les administrateurs y trouveront des sections pertinentes pour leur quotidien. Nous gardons un langage simple et pratique. Pas de jargon, pas de suppositions sur ce que vous savez déjà.

Quels problèmes Quotery résout

• Établir un devis prend trop de temps quand vos commerciaux montent les devis dans des feuilles de calcul qui compliquent chaque étape du processus.
• Le stock devient un jeu de devinettes quand vous ne savez pas ce qui est en stock ni si vous pouvez honorer le devis que vous venez d'envoyer.
• Les clients ne peuvent pas voir leurs devis ni suivre leurs livraisons, alors ils appellent ou envoient des e-mails pour demander des mises à jour de statut.
• Les équipes travaillent en silos, où les ventes, l'entrepôt et la comptabilité ne partagent pas les mêmes informations en temps réel.
• La croissance révèle les failles quand des processus manuels qui fonctionnaient pour 50 devis par mois s'effondrent à 500.

Un tour de la barre latérale

Tout dans Quotery se trouve dans la barre latérale, sur le côté gauche de votre écran. Une fois que vous comprenez à quoi sert chaque section, naviguer dans Quotery devient naturel.

• Tableau de bord: votre point de départ pour l'activité récente, les devis en attente et les indicateurs clés en un coup d'œil.
• Devis: là où votre équipe commerciale crée, envoie et gère les devis.
• Clients: votre répertoire de clients avec les adresses de livraison et les coordonnées de chaque entreprise à qui vous vendez.
• Produits: votre catalogue de produits, tarifs, unités de mesure et catégories.
• Stock: niveaux de stock en temps réel sur tous vos sites, avec ajustements de quantité et suivi des mouvements.
• Fournisseurs: votre répertoire de fournisseurs, les entreprises auprès de qui vous achetez, avec leurs informations de contact et leurs numéros de référence.
• Emplacements: vos entrepôts et points de stockage où vous conservez le stock.
• Fulfillment: bons de livraison, bons de retour et bons de réception qui déplacent les produits vers et depuis les clients.
• Portail client: une page sécurisée en libre-service que vos clients utilisent pour consulter, accepter ou refuser des devis et suivre leurs livraisons.
• Admin: paramètres du tenant, utilisateurs, permissions, facturation et configuration pour la gestion du compte.

Qui fait quoi?

Quotery utilise un système de permissions basé sur des rôles pour que chaque personne de votre équipe voie exactement ce dont elle a besoin, et rien de ce qu'elle ne devrait pas voir. Vous n'avez pas besoin de créer une matrice de permissions à partir de zéro. Les rôles par défaut couvrent d'emblée les configurations les plus courantes.

• Admin: accès complet pour tout créer et gérer, configurer les paramètres du tenant, inviter des utilisateurs et attribuer des rôles.
• Manager: supervise les produits, les fournisseurs, le stock et le fulfillment, avec un accès en lecture seule aux clients.
• Commercial (Ventes): crée des devis et gère les clients, avec la possibilité de créer des produits temporaires nécessitant l'approbation d'un manager.
• Entrepôt: gère le stock et le fulfillment, y compris la réception du stock, le marquage des livraisons et le traitement des retours.
• Répartiteur: voit les bons de livraison et les itinéraires, mais n'a pas accès au stock, aux fournisseurs ni aux tarifs.

Flux de travail courants en bref

Comment un devis devient une livraison

1. Le commercial crée un devis à partir du catalogue, ajoute des articles et l'envoie au client.
2. Le client examine et accepte le devis dans le portail client.
3. L'entrepôt prélève le stock et crée un bon de livraison à partir du devis accepté.
4. La livraison part et est marquée comme livrée. Les niveaux de stock sont mis à jour automatiquement.
5. Le client suit tout le processus depuis le portail client.

Comment le stock reste précis

1. L'équipe de l'entrepôt crée un bon de réception lié au fournisseur quand de nouveaux articles arrivent. Le stock augmente.
2. Le bon de livraison est marqué comme livré. Le stock diminue automatiquement.
3. Le client retourne des articles via un bon de retour. Le stock augmente à nouveau.
4. Chaque mouvement est enregistré dans le grand livre de stock, en précisant qui l'a fait et quand.