Brazos Valve Distributors fournit des vannes et actionneurs industriels aux raffineries, usines chimiques et installations de traitement des eaux le long de la côte du Golfe du Texas. Son équipe commerciale de 15 personnes traite environ 40 demandes de devis par jour — la moitié à partir des PDF des clients, l'autre moitié à partir de spécifications envoyées par e-mail par les clients.
Avant Quotery, le processus reposait sur des tableurs. Un commercial ouvrait le PDF du client, saisissait manuellement les lignes d'article dans une Google Sheet, recherchait les codes produit dans un catalogue Excel partagé, appliquait les formules de marge, puis mettait en forme le résultat dans un PDF destiné au client. La direction révisait les devis par e-mail. Un devis prenait en moyenne trois heures entre la demande et la remise au client. En haute saison (l'arrêt de printemps), le retard s'étirait jusqu'à deux jours.
Le déclencheur En octobre 2025, un client a modifié la mise en page de son PDF. Les colonnes ont été déplacées, des cellules fusionnées sont apparues là où se trouvaient des cellules uniques, et la colonne SKU est passée de la position 3 à la position 6. Le flux de copier-coller de l'équipe s'est brisé en silence — les commerciaux ont collé de mauvais prix dans de mauvaises colonnes pendant trois jours avant que quiconque ne s'en aperçoive. Deux devis sont partis vers des clients avec une tarification erronée. Un client a détecté l'erreur et a remis en question la fiabilité de l'entreprise.
Cet incident a fait pencher la balance. L'équipe avait besoin d'un système qui ne dépende pas de la stabilité de la mise en page des documents clients et qui rende les erreurs de tarification visibles avant qu'elles n'atteignent un client.
Mise en place Brazos Valve a démarré en novembre 2025. La mise en place a comporté trois étapes :
- Import du catalogue. Leur catalogue Excel existant (4 200 SKU) a été importé en un seul lot CSV. Le système de correspondance à quatre codes (SKU, import_code, internal_code, export_code) a permis aux conventions de nommage de chaque fournisseur de coexister sans renommer quoi que ce soit dans le catalogue maître.
- Configuration des utilisateurs. L'équipe commerciale de 15 personnes a reçu le rôle « commercial » — création de devis, recherche de produits, affectation des clients. Trois employés d'entrepôt ont reçu le rôle « entrepôt » — réceptions de stock, bons de livraison, ajustements d'inventaire. Deux responsables ont reçu le rôle « manager » — validation des devis, configuration des plans, rapports.
- Première importation. L'équipe a téléversé son arriéré de 12 PDF de clients en attente. L'importateur IA a traité les 12 en moins de 10 minutes. 68 % des lignes ont été mises en correspondance de façon déterministe (correspondance exacte de code). 27 % ont été résolues via la correspondance IA contre le catalogue. Les 5 % restants (surtout des vannes fabriquées sur mesure avec des codes non standard) sont ressortis « non trouvés » et ont été assignés manuellement.
L'équipe a passé en revue les résultats en 20 minutes. Ce qui prenait auparavant toute une après-midi a pris moins d'une demi-heure.
Ce qu'ils ont mesuré Après cinq mois d'utilisation quotidienne (novembre 2025 — mars 2026), Brazos Valve a suivi des métriques précises :
- Temps de devis : 8 minutes en moyenne. Contre 3 heures auparavant. L'importateur gère la saisie des données ; le commercial gère la révision et la tarification. La classification « correspondance exacte / décision IA / non trouvé » de l'interface de révision permet aux commerciaux de ne se concentrer que sur les lignes qui nécessitent une attention.
- Erreurs de tarification : zéro. Aucun prix incorrect n'a atteint un client depuis le passage à Quotery. La combinaison de la correspondance déterministe des codes (qui évite les erreurs de SKU croisées) et de l'étape de révision (qui fait remonter les lignes sans correspondance) détecte les erreurs avant l'envoi des devis.
- Volume de devis : en hausse de 40 %. La même équipe de 15 personnes traite désormais 55 à 60 devis par jour au lieu de 40. Ils n'ont embauché personne. Ils ont libéré le temps qui partait dans la saisie de données.
- Arriéré de la haute saison : éliminé. La saison d'arrêt de printemps 2026 (février-mars) a traité tous les devis le jour même. L'arriéré de deux jours du printemps précédent ne s'est pas reproduit.
Ce qui les a surpris L'équipe s'attendait à ce que l'importateur IA fasse gagner du temps. Elle ne s'attendait pas à ce que le système de réservation de stock change leur façon de deviser.
Avant Quotery, le devis et le stock étaient des flux séparés. Un commercial devisait une vanne, puis vérifiait séparément sa disponibilité en appelant l'entrepôt. Si le stock n'était pas disponible, le devis partait quand même et l'équipe d'entrepôt en gérait les conséquences plus tard — envois partiels, commandes en attente, appels d'excuse.
Grâce au système de réservation de Quotery, chaque ligne de devis réserve du stock au moment de l'établissement du devis. Le commercial voit la disponibilité en temps réel directement dans l'interface. Si une vanne compte 12 unités en stock et que le devis en exige 20, le commercial le sait avant l'envoi du devis — il peut scinder la ligne, signaler une commande en attente ou ajuster la quantité. L'équipe d'entrepôt distingue le stock réservé du stock disponible, elle sait donc exactement ce qui est engagé.
Le responsable d'entrepôt l'a décrit comme « la fonctionnalité dont je ne savais pas avoir besoin ». L'entrepôt est passé d'un fonctionnement réactif (gérer des devis qui promettaient un stock inexistant) à un fonctionnement proactif (savoir exactement ce qui est engagé et ce qui est disponible).
Les chiffres | Métrique | Avant Quotery | Après Quotery | Changement | |---------|---------------|---------------|-----------| | Temps moyen d'établissement d'un devis | 3 heures | 8 minutes | -95 % | | Devis par jour (15 commerciaux) | 40 | 55-60 | +40 % | | Erreurs de tarification ayant atteint des clients | 2-3 par trimestre | 0 en 5 mois | -100 % | | Arriéré en haute saison | 2 jours | Le jour même | Éliminé | | Formats de documents clients gérés | 1 (modèle Excel) | PDF, XLSX, CSV | Élargi |
La suite pour eux Brazos Valve pilote le portail client pour ses cinq principaux comptes. Ces clients demandent actuellement des devis par e-mail, puis appellent pour vérifier l'avancement. Le portail leur offre une vue en libre-service de leurs devis en cours, de leur historique de commandes et du suivi des livraisons. L'objectif est de réduire de 50 % les appels de vérification de statut — libérant ainsi l'équipe commerciale pour qu'elle se concentre sur de nouveaux devis plutôt que de répondre « où en est ma commande ? »
Ils évaluent aussi la fonctionnalité de stock en consignation pour trois grands clients raffineurs qui conservent des stocks de Brazos Valve sur leur site. Actuellement, le stock en consignation est suivi dans un tableur séparé. L'intégrer dans Quotery donnerait à Brazos Valve et à ses clients une vue unique de ce qui est en rayon, de ce qui a été consommé et de ce qui doit être réapprovisionné.
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