Software de cotización para distribuidores de insumos médicos

Todo pedido de un cliente llega en su propio formato. Un hospital manda un PDF de 400 páginas con celdas combinadas y notas al pie. Una clínica envía un archivo de Excel donde los números de parte están en la columna D en una pestaña y en la columna G en otra. Un centro quirúrgico usa un CSV que nadie más usa. Cada cliente tiene su propia lista de materiales, su propio ciclo de compra, sus propias manías. A mano, cotizar eso exige teclear cada línea una por una antes de que el equipo de ventas mande la cotización.

Quotery lee la lista de materiales del cliente en PDF, Excel o CSV y la convierte en una cotización en menos de un minuto, sin retipear. La IA extrae cada línea y la combina con tu catálogo, asignando cada código a tu registro existente. Códigos de producto, números UDI, contenido de látex, método de esterilización, unidad de medida, cantidad por caja, specs y requisitos de cumplimiento del cliente. Todo estructurado y vinculado a tus registros de catálogo. La IA procesa celdas combinadas, libros con múltiples pestañas y columnas con formatos no estándar que rompen las importaciones tradicionales. Tu equipo revisa las coincidencias, ajusta y envía — sin retipear, sin idas y venidas con hojas de cálculo.

La lista del cliente llega el lunes. Tu equipo de ventas cotiza con ella el lunes. No la semana que viene. No después de que dos temporales terminen de teclearlo. La semana arranca con cotizaciones listas para enviar, porque la alternativa es retipear a mano y rezar para que nadie note la sangría de margen.

El turno arranca a las 7 AM. El almacén prepara 47 cajas de guantes quirúrgicos de seis números de lote distintos. La entrega va a un hospital de 400 camas con tres muelles de recepción. Si una caja del lote 7B2X-14 está vencida, el hospital rechaza el envío completo. Si el hospital no lo detecta y una enfermera descubre la fecha vencida durante un procedimiento, el reporte va a Gestión de Riesgos. Gestión de Riesgos llama a la FDA. La FDA te llama a ti.

Quotery registra números de lote y fechas de vencimiento en cada movimiento de inventario. Recepción en el almacén. Transferencia entre ubicaciones. Preparación para entrega. Confirmación de entrega. Devolución a stock. Cada número de lote se conserva en cada paso. Los productos próximos a vencer se marcan antes de que se imprima la orden de preparación. El operador toma el lote 7B2X-17 con 18 meses de vida útil restante en vez del lote 7B2X-14 con dos días por delante. El sistema no deja que el lote equivocado salga del muelle.

Cuando el auditor de la FDA pide la trazabilidad completa del lote del envío 12847 del 14 de febrero, la generas en menos de un minuto y exportas el archivo mientras el auditor observa. Así termina la auditoría. Pasas. Se van.

Tienes kits quirúrgicos en la sala de suministros del quirófano. Guantes de exploración en cada clóset de consultorio del pasillo. Kits de procedimiento a medida en el laboratorio de cateterismo. El hospital paga lo que usa. El resto es capital tuyo en sus estantes, envejeciendo hacia el vencimiento mientras tú calculas cantidades de reposición con hojas de conteo mensual que llegan con dos semanas de atraso.

Quotery controla el inventario en consignación por ubicación del cliente con velocidad de consumo en tiempo real. Las señales de reposición aparecen cuando una ubicación cae por debajo del nivel mínimo. Las fechas de vencimiento marcan productos que necesitan rotación antes de convertirse en pérdida total. El escaneo de código de barras desde el teléfono reemplaza la hoja de conteo mensual. Los datos de consumo fluyen directo a las cotizaciones de reposición, en vez de aterrizar en el escritorio del agente de compras tres semanas más tarde.

El hospital nunca se queda sin suministros críticos. Tu capital de trabajo deja de evaporarse en inventario consignado vencido. La persona que antes mandabas a contar cajas físicamente cada mes ahora hace algo que de verdad genera ingresos.

Un kit de reemplazo total de rodilla contiene cerca de 200 artículos individuales en 15 categorías. Implantes con rangos de tallas. Instrumentos de un solo uso. Campos estériles. Suturas. Apósitos. Cemento óseo. Cada artículo tiene un fabricante específico, requisito de empaque estéril y obligación de trazabilidad de lote. Armar estos kits a mano en una hoja de cálculo produce cotizaciones donde la línea 47 hace referencia accidental a un componente descontinuado hace seis meses y nadie lo detecta hasta que el equipo del quirófano abre la bandeja.

Quotery permite cotizar por kit con paquetes de productos que se expanden en líneas individuales al generar la cotización. Cada componente tiene su propio control de lote y vencimiento. Los componentes descontinuados se marcan al momento de cotizar, no después de que la cotización sale. El kit se arma desde tu catálogo automáticamente. Las sustituciones aparecen cuando un componente está agotado y existe una alternativa aprobada en tu formulario.

El equipo quirúrgico recibe exactamente lo que necesita para el procedimiento del martes. Tu representante de ventas envía la cotización antes de que el representante de la competencia termine de armar la suya en Excel. Sin sorpresas en el quirófano. Sin llamadas de una enfermera instrumentista a las 7:15 AM preguntando dónde está el cemento óseo.

Neto 30 significa neto 90. A veces neto 120. La factura aterriza en la cola de cuentas por pagar del hospital detrás de la verificación de contrato GPO, la aprobación de gestión de materiales y tres niveles de firma. Mientras tanto, tus compras de insumos corren a neto 30 de verdad y la nómina cae el viernes. Un flujo de caja que tolere la burocracia hospitalaria no es un lujo en la distribución de insumos médicos. Es la diferencia entre crecer y quedarse sin plata mientras esperas facturas que técnicamente están al día.

El módulo de cuentas por cobrar de Quotery monitorea la antigüedad por institución con precios de contrato aplicados automáticamente. Tarifas escalonadas GPO, precios capitados, esquemas de reembolso por procedimiento. Todo se aplica al facturar, sin consultas manuales. Los estados de cuenta salen en fecha. Las prioridades de cobranza destacan las cuentas que necesitan atención antes de superar los 90 días.

Cuando el pago llega, se procesa vía ACH, tarjeta o transferencia bancaria. Liquidación estándar D+2. Pago inmediato disponible cuando la caja lo exige. Dejas de financiar el capital de trabajo de los hospitales, que es lo que has estado haciendo cada trimestre, y empiezas a operar tu negocio con cobranza real.

Una retirada Clase I llega un jueves a las 4 PM. BD retira el lote 7B2X-14 de guantes quirúrgicos por ruptura de esterilidad. La FDA exige notificar a cada cliente que recibió producto de ese lote en un plazo de 24 horas. No la semana que viene. No después de que alguien revise las órdenes de preparación en papel. Veinticuatro horas. Cada hospital. Cada clínica. Cada centro quirúrgico. Si no cumples el plazo, estás fuera de cumplimiento. Si omites a un solo cliente, alguien usa un guante retirado en un campo estéril.

Quotery vincula cada número de lote con cada envío a cliente, con trazabilidad completa hacia adelante y hacia atrás. Cuando llega la notificación de retirada, buscas el número de lote. El sistema devuelve cada cliente que recibió producto de ese lote, cada fecha de envío, cada cantidad. Las plantillas de notificación se envían de inmediato con los detalles específicos del envío. Tu respuesta a la retirada toma minutos.

Tu exposición de responsabilidad queda contenida. Tus relaciones con los clientes sobreviven la retirada intactas. La FDA hace seguimiento para verificar que notificaste a cada cliente afectado dentro del plazo requerido. Presentas la auditoría documentada que muestra el lote 7B2X-14, cada envío, cada destinatario y cada sello de hora de notificación. El auditor marca la casilla y pasa al siguiente distribuidor.