Notas de Entrega

¿Qué son las Notas de Entrega?

Cree y registre notas de entrega para enviar mercancía contra cotizaciones cerradas y actualizar el inventario automáticamente. Cada entrega recibe un documento numerado con un PDF con código QR para su equipo de almacén.

Una Nota de Entrega es el documento que envía mercancía contra una cotización cerrada. Cuando registra una entrega, el inventario se descuenta y se crea un asiento permanente en el libro mayor. Cada nota de entrega recibe un número único y un PDF con código QR para el personal de almacén con ubicaciones de pasillo.

Qué puede hacer

• Cree notas de entrega desde cotizaciones cerradas con borradores que se llenan automáticamente con las líneas con seguimiento de existencias.
• Envía desde múltiples almacenes en una sola nota de entrega con asignación de ubicación por línea.
• Envíe inventario en consignación y Quotery notifica al proveedor automáticamente para que pueda facturarle.
• Registre envíos para pasar de borrador a enviado y descontar el inventario de inmediato.
• Marque las entregas como entregadas con hasta 3 fotos de comprobante de entrega y coordenadas GPS opcionales.
• Genere automáticamente un borrador de seguimiento para las cantidades restantes en entregas parciales con una referencia de traspaso.
• Imprima PDFs con código QR y ubicaciones de pasillo para que el personal de almacén sepa exactamente dónde encontrar cada artículo.
• Use el panel móvil de despachador para que los conductores vean y completen entregas con fotos desde su teléfono.
• Evite las verificaciones de existencias con la opción de pedidos pendientes habilitada para enviar incluso cuando el inventario disponible es insuficiente.

Cómo...

El personal de almacén puede crear, enviar y marcar entregas como entregadas. Cada tarea toma menos de 2 minutos.

Crear y enviar una entrega

1. Navegue a Notas de Entrega desde la barra lateral y haga clic en Nueva, o use el borrador que se creó automáticamente cuando se cerró la cotización.
2. Revise las líneas, cantidades y ubicaciones de recolección. Cada línea muestra de qué almacén proviene. Cambie la ubicación de una línea si necesita cumplir desde un almacén diferente.
3. Si algún artículo es inventario en consignación, el nombre del proveedor se muestra en la línea. Quotery notificará al proveedor automáticamente cuando envíe.
4. Establezca una fecha programada para que su almacén sepa cuándo preparar el pedido.
5. Cuando esté listo, haga clic en Enviar. Quotery verifica que tenga suficiente inventario a menos que su inquilino permita pedidos pendientes. El inventario se descuenta de la existencia disponible y la reserva se consume. Se escribe un asiento en el libro mayor.
6. La nota de entrega ahora está en estado enviado. Hay un PDF con código QR disponible para imprimir. Entréguelo a su personal de almacén o a su transportista.

Marcar una entrega como entregada

1. Después de que el transportista confirme que la mercancía llegó a su cliente, abra la nota de entrega enviada.
2. Haga clic en Marcar como Entregada. Opcionalmente, suba hasta 3 fotos de comprobante de entrega.
3. Si está en un dispositivo móvil, la interfaz de despachador le permite tomar fotos directamente con la cámara de su teléfono y opcionalmente adjuntar sus coordenadas GPS.
4. La nota de entrega pasa a estado entregado. Esto es terminal y no se puede deshacer.
5. El estado de la cotización principal se actualiza automáticamente: parcialmente entregada si algunas líneas siguen sin entregar, entregada si todo está confirmado.
6. Si esta fue una entrega parcial, se crea automáticamente un nuevo borrador de nota de entrega que cubre las cantidades pendientes. Se vincula a esta entrega mediante una referencia de traspaso.

Manejar una entrega de inventario en consignación

1. Cuando crea una nota de entrega que incluye artículos de inventario en consignación, el nombre del proveedor aparece en cada línea consignada.
2. Revise las cantidades. El inventario en consignación no afecta los conteos de su inventario propio, pero sí consume el inventario del proveedor en su ubicación.
3. Envíe la entrega como de costumbre. Quotery envía automáticamente una notificación al proveedor indicándole qué productos se enviaron y en qué cantidades.
4. Puede activar o desactivar las notificaciones a proveedores desde la configuración de su inquilino. Navegue a Configuración de la Empresa y localice la opción de notificación de consignación.
5. El proveedor puede entonces facturarle por los bienes consignados que se vendieron. Nunca paga por el inventario en consignación hasta después de que se envía a su cliente.

Escenarios comunes

Solo puede cumplir parte de una cotización en este momento

1. Edite el borrador de la nota de entrega para establecer solo las cantidades que puede enviar hoy.
2. Elimine o ponga en cero las líneas que no puede cumplir en este momento.
3. Envíe la entrega parcial para descontar el inventario de las cantidades cumplidas.
4. Revise el nuevo borrador de nota de entrega creado automáticamente para el saldo pendiente con una referencia de traspaso.

El transportista confirma la entrega desde el terreno

1. El conductor abre la interfaz móvil de despachador en su teléfono en el sitio de entrega.
2. Encuentra la entrega en su grupo y la abre.
3. Toma una foto del papeleo firmado o de la mercancía entregada.
4. Toca Marcar como Entregada para registrar las coordenadas GPS y finalizar la entrega.
5. El sistema actualiza el estado de la cotización y el inventario de inmediato, sin papeleo de oficina que archivar.