Registros de Auditoría

Qué son los Registros de Auditoría?

Los Registros de Auditoría le proporcionan un registro completo e inalterable de cada acción importante realizada en su cuenta de Quotery. Puede ver quién hizo qué, cuándo lo hizo y los detalles del antes y después para cumplimiento, solución de problemas e investigaciones.

Cada vez que alguien cambia el estado de una cotización, transfiere la propiedad, ajusta el inventario o procesa un pago, queda registrado con metadatos completos. Esta es su red de seguridad para responder a la pregunta de qué pasó aquí. El registro es de solo agregar, por lo que nadie puede editar ni eliminar entradas.

Qué puede hacer

• Explore una línea de tiempo con capacidad de búsqueda de cada acción significativa realizada en su empresa.
• Vea quién realizó cada acción, qué cambió y exactamente cuándo ocurrió.
• Filtre por tipo de acción, incluyendo cambios de cotización, eventos de pago y ajustes de inventario.
• Vea metadatos detallados de cada evento con valores de antes y después.
• Rastree el historial completo de una cotización desde borrador hasta entrega y pago.
• Use los datos de auditoría para informes de cumplimiento o para investigar cambios inesperados en la cuenta.

Cómo...

Los administradores y gerentes pueden ver los registros de auditoría. Se encuentran en la sección Admin de su barra lateral. Estos tutoriales toman menos de un minuto cada uno.

Rastrear el historial de una cotización específica

1. Navegue a Registros de Auditoría desde la barra lateral de Admin.
2. Busque eventos etiquetados con el número de cotización que está investigando.
3. Haga clic en un evento para expandir sus detalles, incluyendo quién realizó la acción, la marca de tiempo y los metadatos.
4. Lea los eventos en orden cronológico para reconstruir exactamente qué pasó con esa cotización.
5. Use esta línea de tiempo cuando un cliente discuta lo acordado para ver el historial exacto de cada cambio.

Investigar quién cambió un cliente o producto

1. Desde la página de Registros de Auditoría, busque eventos relacionados con el cliente o producto en cuestión.
2. Los cambios de cliente y las ediciones de producto aparecen como eventos con el nombre de la entidad en los metadatos.
3. Cada evento muestra el usuario que realizó el cambio y la marca de tiempo.
4. El registro de auditoría es de solo agregar. Lo que ve es lo que ocurrió.

Revisar el historial de pagos y facturación

1. Los Registros de Auditoría capturan cada evento de facturación: activaciones de suscripción, cambios de plan y resultados de pago.
2. Busque eventos como billing.subscription.created y billing.payment.succeeded para trazar su línea de tiempo.
3. Cada evento de pago incluye el monto de la factura y el ID de referencia de Stripe.
4. Use esto para conciliar su facturación de Quotery con sus registros contables.

Escenarios comunes

Determinar quién canceló esta cotización

1. Una cotización que estaba a punto de cerrarse aparece repentinamente como cancelada.
2. Abra Registros de Auditoría y busque el número de cotización en la línea de tiempo de eventos.
3. La línea de tiempo muestra que la cotización fue enviada, vista por el cliente y luego cancelada por un representante específico.
4. La entrada de auditoría incluye la nota el cliente se fue con la competencia. Caso cerrado en treinta segundos.

Prepararse para una auditoría financiera

1. Abra Registros de Auditoría y filtre por eventos de facturación del último trimestre.
2. Revise cada activación de suscripción, pago exitoso, cambio de plan y pago fallido.
3. Cada evento tiene una marca de tiempo y los montos en dólares correspondientes.
4. Como el registro de auditoría es de solo agregar, sirve como un registro de cumplimiento confiable para su contador.