Software de Cotação para Distribuidores de Suprimentos Médicos

Um comprador de hospital envia um pedido com uma lista de materiais que não segue nenhum padrão. Um PDF de dez páginas com especificações técnicas e unidades. Um Excel em que os códigos do produto estão na coluna D em uma aba e na coluna G em outra. Um CSV com siglas que só a equipe deles entende. Cada cliente tem seu próprio formato, suas próprias especificações e suas próprias manias. E cada chegada normalmente significa alguém da sua equipe digitando tudo de novo antes que a cotação exista.

O Quotery lê a lista de materiais do cliente em PDF, Excel ou CSV e mapeia cada linha para o seu catálogo, sem digitação manual. Especificações técnicas, unidades de medida, quantidades por caixa, exigências de esterilização e compliance. Estruturado e pesquisável. Tudo casado com os registros que você já tem no catálogo. A importação com IA lida com células mescladas, planilhas com múltiplas abas e layouts de colunas fora do padrão que quebram importadores comuns.

O pedido do cliente chega na segunda. Sua equipe revisa os itens combinados, ajusta e envia. Não na quarta. Não depois que dois temporários terminam de digitar. A cotação sai no mesmo dia porque a IA já fez o trabalho pesado — sem retyping, sem idas e vindas de planilha entre você e o cliente.

O pick-up começa às 7 da manhã. O armazém separa 47 caixas de luvas cirúrgicas em seis números de lote. A entrega vai para um hospital de 400 leitos com três docas de recebimento. Se uma caixa do lote 7B2X-14 estiver vencida, o hospital rejeita o envio inteiro. Se o hospital não perceber e uma enfermeira descobrir a data vencida durante um procedimento, o caso vai para Gestão de Risco, que aciona a FDA. E a FDA aciona você.

O Quotery rastreia números de lote e datas de vencimento em cada movimentação de estoque. Entrada no armazém. Transferência entre unidades. Separação para entrega. Confirmação de entrega. Devolução ao estoque. Cada número de lote preservado em cada etapa. Produtos próximos do vencimento são sinalizados antes que o pick ticket saia da impressora. O separador pega o lote 7B2X-17 com 18 meses pela frente em vez do 7B2X-14 com dois dias restantes. O sistema não deixa o lote errado sair da doca.

Quando o auditor da FDA pede a rastreabilidade completa do lote do envio 12847 de 14 de fevereiro, você produz em menos de um minuto e exporta o arquivo enquanto ele observa. Fim da auditoria. Você passa e eles vão embora.

Você mantém kits cirúrgicos na sala de estoque do centro cirúrgico. Luvas de exame em cada armário de clínica no corredor. Kits de procedimento personalizados no laboratório de hemodinâmica. O hospital paga pelo que consome. O resto é seu capital parado na prateleira deles, envelhecendo em direção ao vencimento enquanto você estima quantidades de reposição com base em planilhas de contagem mensal que chegam com duas semanas de atraso.

O Quotery rastreia estoque consignado por unidade do cliente, com velocidade de consumo em tempo real. Alertas de reposição disparam quando uma unidade cai abaixo do nível mínimo. Datas de vencimento sinalizam produtos que precisam de rodízio antes de virarem perda. A leitura de código de barras pelo celular substitui a planilha de contagem mensal. Os dados de consumo alimentam cotações de reposição, em vez de chegarem na mesa do comprador três semanas depois do fato.

O hospital nunca fica sem suprimentos críticos. Seu capital de giro para de evaporar em estoque consignado vencido. A pessoa que você mandava contar caixas fisicamente todo mês agora faz algo que de fato gera receita.

Um kit de prótese total de joelho contém cerca de 200 itens individuais em 15 categorias. Implantes com faixas de tamanho. Instrumentos de uso único. Campos cirúrgicos. Suturas. Curativos. Cimento ósseo. Cada item carrega um fabricante específico, exigência de embalagem estéril e obrigação de rastreabilidade de lote. Montar esses kits manualmente em uma planilha gera cotações em que a linha 47 referencia acidentalmente um componente descontinuado há seis meses e ninguém percebe até a equipe do centro cirúrgico abrir a bandeja.

O Quotery oferece cotação baseada em kits com pacotes de produtos que se expandem em itens de linha individuais quando a cotação é gerada. Cada componente carrega seu próprio rastreamento de lote e vencimento. Componentes descontinuados são sinalizados no momento da cotação, não depois que a cotação foi enviada. O kit sai do seu catálogo automaticamente. Substitutivos aparecem quando um componente está em falta e existe uma alternativa aprovada no seu formulário.

A equipe cirúrgica recebe exatamente o que precisa para o procedimento de terça. Seu representante de vendas envia a cotação antes que o concorrente termine de montar a dele no Excel. Não tem surpresa no centro cirúrgico. Não tem instrumentadora ligando às 7:15 da manhã perguntando onde está o cimento ósseo.

Prazo de 30 dias significa 90 dias. Às vezes 120. A fatura entra na fila de contas a pagar do hospital atrás de verificação de contrato com GPO, aprovação de gestão de materiais e três níveis de assinatura. Enquanto isso, suas condições com fornecedores são 30 dias de verdade e a folha de pagamento é na sexta. Fluxo de caixa que tolera a burocracia hospitalar não é luxo em distribuição médica. É a diferença entre crescer e ficar sem dinheiro esperando faturas que estão tecnicamente em dia.

O módulo de contas a receber do Quotery rastreia aging por unidade com preços de contrato aplicados automaticamente. Tarifas escalonadas de GPO, precificação per capita, cronogramas de reembolso por procedimento. Tudo aplicado no momento da fatura, sem consulta manual. Fechamentos saem no prazo. Prioridades de cobrança destacam contas que precisam de atenção antes de passarem de 90 dias.

Quando o pagamento finalmente chega, ele é processado via ACH, cartão ou transferência bancária. Liquidação padrão em D+2. Pagamento instantâneo disponível quando o timing do caixa importa. Você para de financiar o capital de giro do hospital, que é o que você tem feito todo trimestre, e começa a tocar seu negócio com base nas cobranças que de fato entram.

Um recall Classe I chega às 4 da tarde de uma quinta. A BD recolhe o lote 7B2X-14 de luvas cirúrgicas por quebra de esterilidade. A FDA exige notificação de cada cliente que recebeu produto desse lote em 24 horas. Não na semana que vem. Não depois que alguém conferir os pick tickets em papel. Vinte e quatro horas. Cada hospital. Cada clínica. Cada centro cirúrgico. Perdeu o prazo, você está fora de conformidade. Deixou de notificar um único cliente e alguém usa uma luva recolhida em um campo estéril.

O Quotery rastreia cada número de lote até cada envio a cliente com rastreabilidade completa para frente e para trás. Quando a notificação de recall chega, você busca o número do lote. O sistema retorna cada cliente que recebeu produto desse lote, cada data de envio, cada quantidade. Modelos de notificação saem imediatamente com detalhes específicos de cada envio. Sua resposta ao recall acontece em minutos.

Sua exposição à responsabilidade fica contida. Suas relações com clientes sobrevivem ao recall intactas. A FDA faz o follow up para verificar se você notificou cada cliente afetado dentro da janela exigida. Você apresenta a trilha de auditoria documentada mostrando o lote 7B2X-14, cada envio, cada destinatário e cada registro de data e hora de notificação, e o auditor marca a caixa e passa para o próximo distribuidor.