Cotações

O que são Cotações?

Crie cotações profissionais com seu catálogo de produtos, envie-as aos clientes e feche negócios. O estoque é reservado automaticamente na aceitação.

As cotações são o coração do Quotery. Uma cotação é o documento que você cria a partir do seu catálogo de produtos, envia para um cliente e fecha quando ele aceita, o que reserva o estoque e inicia o fulfillment. Cada cotação recebe um número único e sequencial Q-AAAA-NNNN para uma trilha de auditoria completa, do rascunho até a entrega.

O que você pode fazer

• Criar cotações profissionais com busca no catálogo de produtos, itens manuais e precificação automática do catálogo.
• Organizar itens em seções nomeadas e arrastar para reordená-los, criando uma cotação limpa.
• Definir descontos no cabeçalho e por linha com precisão de 6 casas decimais e usar Pre-visualizar Desconto para totais-alvo exatos.
• Rastrear cada cotação por todo o seu ciclo de vida, do rascunho até entregue ou cancelada.
• Compartilhar cotações com sua equipe para acesso somente visualização ou edição e transferir a propriedade quando necessário.
• Reabrir cotações fechadas ou canceladas para retorná-las ao rascunho ou enviado quando os negócios mudam.
• Duplicar qualquer cotação com um clique para pedidos repetidos do mesmo cliente.
• Usar atalhos de teclado como Cmd+D para duplicar linhas e Cmd+K para pesquisar o catálogo.
• Selecionar várias linhas de uma vez para movê-las ou excluí-las em lote usando a barra de ação flutuante.
• Exportar cotações para PDF ou CSV personalizados com o logotipo da sua empresa para revisão e assinatura do cliente.
• Ver selos de status de pagamento em um piscar de olhos na lista de cotações e nas visualizações de detalhes.
• Usar Acompanhamento por IA para redigir e-mails personalizados para cotações sem resposta, que você revisa e envia.

Como...

Representantes comerciais e gerentes podem criar, enviar, fechar e reabrir cotações. Cada tarefa leva menos de 2 minutos.

Criar e enviar uma cotação

1. Navegue até Cotações na barra lateral e clique em Nova Cotação. Escolha Em branco para começar do zero ou Importar por IA para criar a partir de um documento de cliente.
2. Escolha um cliente no menu suspenso. O endereço de entrega é preenchido automaticamente a partir do padrão dele. Crie um novo endereço inline se necessário.
3. Adicione itens: pressione Cmd+K para abrir o seletor de produtos, pesquise por nome ou SKU e selecione. Ou digite uma descrição manual para itens fora do catálogo.
4. Ajuste quantidades, preços unitários e descontos conforme necessário. Agrupe linhas em seções clicando em Adicionar Seção e arrastando as linhas para dentro dela.
5. Revise os totais. Se precisar atingir um valor-alvo exato, use o recurso Pre-visualizar Desconto: digite o total desejado e o Quotery calcula o desconto uniforme.
6. Clique em Enviar para fazer a transição de rascunho para enviado.
7. Use o botão Compartilhar para enviar por e-mail um link do portal ao seu cliente, para que ele possa visualizar, aceitar ou solicitar alterações.

Fechar uma cotação após o cliente aceitar

1. Abra a cotação enviada.
2. Clique em Fechar. O Quotery reserva o estoque de cada produto rastreado na cotação. Este é um contrato de sobre-reserva: a cotação sempre fecha. Faltas de estoque são relatadas, não bloqueadas.
3. Se algum produto estiver fora de estoque, você verá um banner amarelo listando exatamente quais produtos estão em falta, quanto você precisa e quanto está disponível. A cotação ainda fecha. A entrega impõe a disponibilidade depois.
4. Uma Nota de Entrega em rascunho é criada automaticamente, cobrindo cada item rastreado, para que seu almoxarifado possa começar a separação imediatamente.
5. Se sua conta tiver o gate de aprovação financeira ativado, o fechamento ocorre em duas etapas. Primeiro, a cotação passa para pronto para cobrança. Sua equipe financeira confirma o pagamento, e só então o estoque é reservado e a nota de entrega aparece.

Cancelar uma cotação

1. Abra a cotação e clique em Cancelar.
2. Se a cotação ainda estava em rascunho ou enviada, ela cancela imediatamente, sem efeitos colaterais.
3. Se a cotação já estava fechada, cancelar libera o estoque reservado de volta para disponível. Essas unidades são liberadas para outras cotações.
4. Se já houver entregas enviadas contra esta cotação, você não pode cancelar. Emita uma Nota de Devolução para trazer as mercadorias de volta.

Reabrir uma cotação fechada ou cancelada

1. Abra a cotação que deseja reabrir.
2. Se a cotação foi cancelada, selecione Reabrir e escolha rascunho ou enviado como status de destino. Não há etapa de confirmação. A cotação volta a ficar ativa imediatamente.
3. Se a cotação foi fechada, selecione Reabrir. Um diálogo de confirmação aparece porque reabrir uma cotação fechada exclui quaisquer notas de entrega em rascunho e libera reservas de estoque. Confirme para prosseguir.
4. Escolha se deseja reabrir como rascunho (ainda editável) ou enviado (já compartilhado com o cliente).
5. Se já houver entregas enviadas contra esta cotação, a opção de reabrir fica desativada. A dica de ferramenta explica o motivo. Você não pode desfazer uma entrega.

Compartilhar uma cotação com sua equipe ou transferir a propriedade

1. Abra a cotação e clique no botão Compartilhar na barra superior.
2. Escolha Compartilhar com Equipe. Pesquise um colega pelo nome e escolha se ele terá acesso somente visualização ou edição.
3. Clique em Compartilhar. Ele verá a cotação na sua lista e poderá abri-la de lá.
4. Para transferir a propriedade, clique em Transferir Propriedade. Escolha o novo proprietário, opcionalmente adicione um motivo e confirme.
5. O novo proprietário assume a cotação imediatamente. O proprietário anterior mantém acesso de visualização. Ambas as ações são registradas na trilha de auditoria.

Cenários comuns

Um cliente quer negociar preços

1. Mantenha a cotação em rascunho enquanto ajusta quantidades, descontos ou adiciona notas.
2. Use o recurso Pre-visualizar Desconto para visar um total específico e deixar o Quotery calcular o desconto uniforme por linha.
3. Revise o desconto calculado com precisão de 6 casas decimais para que a matemática nunca saia do lugar.
4. Envie a cotação atualizada ao seu cliente pelo portal para revisão.

Acompanhar uma cotação enviada que não teve resposta

1. Abra a cotação enviada e use o recurso Acompanhamento por IA.
2. Revise o rascunho de e-mail gerado pela IA que referencia os detalhes da cotação no idioma do seu cliente.
3. Edite o rascunho conforme necessário e envie ao seu cliente.
4. Verifique a linha do tempo de engajamento para ver se o cliente visualizou o portal ou baixou o PDF.
5. Se o cliente visualizou várias vezes sem responder, considere fazer um acompanhamento por telefone.

Um negócio fechado muda — o cliente quer adicionar itens

1. Reabra a cotação fechada de volta para rascunho para liberar as reservas de estoque e excluir as notas de entrega em rascunho.
2. Adicione os novos itens e ajuste as quantidades conforme solicitado.
3. Envie a cotação atualizada pelo mesmo link do portal.
4. Quando o cliente aceitar, o estoque é reservado novamente e uma nova nota de entrega é criada.