Etapa Financeira

O que é a Etapa Financeira?

A etapa financeira é um ponto de verificação de aprovação opcional que pausa as cotações aceitas para verificação de pagamento. Quando o financeiro confirma o pagamento, a cotação continua automaticamente pelo processo de fulfillment, com o estoque reservado.

Ative o gate financeiro nas Configurações da Empresa para exigir aprovação de pagamento antes que as cotações avancem para o fulfillment. As cotações aceitas pausam em uma etapa de revisão de pronto para cobrança, onde sua equipe financeira confirma que o pagamento foi recebido. Uma vez marcado como pago, a cotação continua automaticamente: o estoque é reservado, uma nota de entrega é criada e sua equipe de armazém pode começar a separação.

O que você pode fazer

• Ativar ou desativar o gate financeiro para toda a sua conta nas Configurações da Empresa.
• Rastrear cada pagamento com um status dedicado: pendente, pago, falhou ou cancelado.
• Exigir uma nota de motivo ao marcar qualquer pagamento como falhou ou cancelado.
• Enviar aos clientes uma notificação de status de pagamento pelo painel financeiro quando estiver pronto.
• Reverter um pagamento pago de volta para pendente para liberar o estoque, desde que nenhuma entrega tenha sido enviada.
• Manter sua equipe financeira informada com notificações automáticas a cada mudança de status de pagamento.
• Ver todos os pagamentos em um painel financeiro dedicado, com filtros por status, vendedor ou cliente.
• Permitir que os clientes vejam o status do pagamento no portal do cliente por meio de um banner que você controla.
• Acessar relatórios financeiros em quatro níveis, desde visão geral de receita padrão até previsões premium.
• Reativar o gate financeiro automaticamente quando uma cotação cancelada é reaberta e aceita novamente.

Como...

Membros da equipe financeira e gerentes podem ativar o gate financeiro, processar pagamentos e notificar clientes. Estes tutoriais cobrem a ativação do gate de aprovação, a marcação de pagamentos como pagos, a notificação de clientes e a execução de relatórios financeiros. Cada um leva menos de 2 minutos.

Ativar o gate de aprovação financeira

1. Navegue até Configurações da Empresa e abra as configurações do seu tenant.
2. Localize o interruptor Exigir Aprovação Financeira nas configurações de fluxo de cotação.
3. Ative-o e salve. A partir de agora, sempre que uma cotação for aceita pelo portal do cliente, ela pausará em pronto para cobrança em vez de ir direto para fechado.
4. Você pode desativar isso a qualquer momento. Cotações existentes que já estão na etapa financeira permanecerão lá até serem resolvidas. O interruptor afeta apenas novas cotações daqui para frente.

Marcar um pagamento como pago

1. Navegue até Financeiro na barra lateral. Você verá uma lista de todos os pagamentos pendentes.
2. Localize o pagamento que deseja processar. Use a busca e os filtros se necessário.
3. Clique no menu de ações na linha do pagamento e selecione Marcar como Pago.
4. Opcionalmente, adicione um motivo ou nota de referência sobre o pagamento. Algo como "Transferência bancária confirmada pela contabilidade" ou "Cheque nº 4521 compensado."
5. Clique para confirmar. A cotação passa imediatamente para o status fechado. O estoque é reservado, uma nota de entrega é criada e sua equipe de armazém pode começar a separação.
6. O status do pagamento é atualizado para Pago e o responsável pelas vendas recebe uma notificação. A cotação agora segue o fluxo normal de fulfillment.

Notificar um cliente sobre o status do pagamento

1. Abra o detalhe do pagamento no painel financeiro.
2. Clique em Notificar Cliente. Um diálogo se abre com duas opções: incluir uma mensagem de status padrão ou escrever sua própria mensagem personalizada.
3. A mensagem padrão explica o status atual do pagamento em linguagem simples. Você pode usá-la como está ou desativá-la e escrever algo específico.
4. Se você ativar a mensagem padrão e também adicionar texto personalizado, ambos serão incluídos no email.
5. Certifique-se de que o cliente tenha um endereço de email cadastrado. O Quotery avisará se não tiver.
6. Clique em Enviar. O email é enviado e um registro da notificação é salvo no pagamento. Sua equipe pode ver o que foi comunicado e quando. O cliente também verá um banner de status de pagamento no portal do cliente refletindo esta notificação.

Executar um relatório financeiro

1. Navegue até Relatórios e clique em Relatórios Financeiros para ver o catálogo de relatórios disponíveis, organizado por nível.
2. Os relatórios do nível Standard estão disponíveis em todos os planos: Visão Geral de Receita mostra quanto dinheiro entrou e quando. Envelhecimento de Faturas mostra pagamentos pendentes e há quanto tempo estão pendentes. Status de Pagamento oferece um instantâneo de cada pagamento em todos os status. Fluxo de Caixa rastreia o dinheiro entrando e saindo ao longo do tempo.
3. Se o seu plano incluir o nível Advanced, você também verá Análise de Rentabilidade (margem por cliente, por produto, por representante) e Margem por Cliente (quais clientes são mais rentáveis). Inclui também Tendências de Pagamento (como o comportamento de pagamento muda ao longo do tempo).
4. Se o seu plano incluir o nível Premium, você desbloqueia Previsão de Receita (modelagem preditiva baseada no pipeline) e Comportamento de Pagamento (pontuação de confiabilidade de pagamento no nível do cliente). Inclui também Saúde Financeira (instantâneo combinado de liquidez e contas a receber).
5. Relatórios Financeiros Personalizados permitem definir suas próprias métricas e dimensões. Disponíveis nos planos Enterprise.
6. Clique em qualquer relatório para abri-lo. Use os filtros de intervalo de datas, cliente e representante para restringir os dados.
7. Exporte para PDF para revisões da liderança ou CSV para fazer sua própria análise no Excel.

Cenários comuns

A transferência padrão de vendas para financeiro

1. O vendedor negocia uma cotação e o cliente a aceita pelo portal do cliente.
2. A cotação pausa em pronto para cobrança porque o gate financeiro está ativado.
3. A equipe financeira verifica o pagamento e clica em Marcar como Pago.
4. A cotação continua automaticamente: o estoque é reservado e uma nota de entrega aparece.
5. A equipe do armazém começa a separação, e o vendedor recebe uma notificação.

Revertendo um pagamento antes da entrega

1. O financeiro abre o pagamento no painel e seleciona Reverter.
2. Confirme a reversão. O Quotery libera as reservas de estoque e exclui a nota de entrega em rascunho.
3. A cotação retorna para pronto para cobrança, com o status de pagamento definido como Pendente.
4. Acompanhe o cliente sobre o pagamento correto.
5. Se uma entrega já tivesse sido enviada, o sistema bloqueia a reversão e recomenda uma nota de devolução.