Registros de Auditoria

O que são os Registros de Auditoria?

Os Registros de Auditoria fornecem um registro completo e imutável de todas as ações importantes realizadas na sua conta Quotery. Você pode ver quem fez o quê, quando fez e os detalhes de antes e depois para conformidade, solução de problemas e investigações.

Toda vez que alguém altera o status de uma cotação, transfere propriedade, ajusta o inventário ou processa um pagamento, isso é registrado com metadados completos. Esta é sua rede de segurança para responder à pergunta o que aconteceu aqui. O registro é somente de anexação, portanto ninguém pode editar ou excluir entradas.

O que você pode fazer

• Navegar por uma linha do tempo pesquisável de cada ação significativa realizada na sua empresa.
• Ver quem realizou cada ação, o que foi alterado e exatamente quando aconteceu.
• Filtrar por tipo de ação, incluindo alterações de cotação, eventos de pagamento e ajustes de inventário.
• Visualizar metadados detalhados de cada evento com valores de antes e depois.
• Rastrear o histórico completo de uma cotação, do rascunho até a entrega e o pagamento.
• Usar dados de auditoria para relatórios de conformidade ou para investigar alterações inesperadas na conta.

Como...

Administradores e gerentes podem visualizar os registros de auditoria. Eles ficam na seção Admin da barra lateral. Estes tutoriais levam menos de um minuto cada.

Rastrear o histórico de uma cotação específica

1. Navegue até Registros de Auditoria na barra lateral Admin.
2. Encontre eventos marcados com o número da cotação que você está investigando.
3. Clique em um evento para expandir seus detalhes, incluindo quem realizou a ação, o registro de data e hora e os metadados.
4. Leia os eventos em ordem cronológica para reconstruir exatamente o que aconteceu com aquela cotação.
5. Use esta linha do tempo quando um cliente contestar o que foi acordado, para ver o histórico exato de cada alteração.

Investigar quem alterou um cliente ou produto

1. Na página de Registros de Auditoria, encontre eventos relacionados ao cliente ou produto em questão.
2. Alterações de clientes e edições de produtos aparecem como eventos com o nome da entidade nos metadados.
3. Cada evento mostra o usuário que fez a alteração e o registro de data e hora.
4. O registro de auditoria é somente de anexação. O que você vê é o que realmente aconteceu.

Revisar o histórico de pagamentos e cobranças

1. Os Registros de Auditoria capturam cada evento de cobrança: ativações de assinatura, alterações de plano e resultados de pagamento.
2. Procure eventos como billing.subscription.created e billing.payment.succeeded para rastrear sua linha do tempo.
3. Cada evento de pagamento inclui o valor da fatura e o ID de referência do Stripe.
4. Use isso para reconciliar sua cobrança do Quotery com seus registros contábeis.

Cenários comuns

Respondendo quem cancelou esta cotação

1. Uma cotação que estava perto de fechar aparece subitamente como cancelada.
2. Abra os Registros de Auditoria e encontre o número da cotação na linha do tempo de eventos.
3. A linha do tempo mostra que a cotação foi enviada, visualizada pelo cliente e depois cancelada por um representante específico.
4. A entrada de auditoria inclui a nota cliente foi com o concorrente. Caso encerrado em trinta segundos.

Preparando-se para uma auditoria financeira

1. Abra os Registros de Auditoria e filtre por eventos de cobrança do último trimestre.
2. Revise cada ativação de assinatura, pagamento bem-sucedido, alteração de plano e pagamento falho.
3. Cada evento tem um registro de data e hora e os valores monetários relevantes.
4. Como o registro de auditoria é somente de anexação, ele serve como um registro de conformidade confiável para seu contador.