Cotacoes

O que sao Cotacoes?

Crie cotacoes profissionais com seu catalogo de produtos, envie-as aos clientes e feche negocios. O estoque e reservado automaticamente na aceitacao.

As cotacoes sao o coracao do Quotery. Uma cotacao e o documento que voce cria a partir do seu catalogo de produtos, envia para um cliente e fecha quando ele aceita, o que reserva o estoque e inicia o fulfillment. Cada cotacao recebe um numero unico e sequencial Q-AAAA-NNNN para uma trilha de auditoria completa, do rascunho ate a entrega.

O que voce pode fazer

• Criar cotacoes profissionais com busca no catalogo de produtos, itens manuais e precificacao automatica do catalogo.
• Organizar itens em secoes nomeadas e arrastar para reordena-los, criando uma cotacao limpa.
• Definir descontos no cabecalho e por linha com precisao de 6 casas decimais e usar Pre-visualizar Desconto para totais alvo exatos.
• Rastrear cada cotacao por todo o seu ciclo de vida, do rascunho ate entregue ou cancelada.
• Compartilhar cotacoes com sua equipe para acesso somente visualizacao ou edicao e transferir a propriedade quando necessario.
• Reabrir cotacoes fechadas ou canceladas para retorna-las ao rascunho ou enviado quando os negocios mudam.
• Duplicar qualquer cotacao com um clique para pedidos repetidos do mesmo cliente.
• Usar atalhos de teclado como Cmd+D para duplicar linhas e Cmd+K para pesquisar o catalogo.
• Selecionar varias linhas de uma vez para move-las ou exclui-las em lote usando a barra de acao flutuante.
• Exportar cotacoes para PDF ou CSV personalizados com o logotipo da sua empresa para revisao e assinatura do cliente.
• Ver selos de status de pagamento em um piscar de olhos na lista de cotacoes e nas visualizacoes de detalhes.
• Usar Acompanhamento por IA para redigir emails personalizados para cotacoes sem resposta, que voce revisa e envia.

Como...

Representantes comerciais e gerentes podem criar, enviar, fechar e reabrir cotacoes. Cada tarefa leva menos de 2 minutos.

Criar e enviar uma cotacao

1. Navegue ate Cotacoes na barra lateral e clique em Nova Cotacao. Escolha Em branco para comecar do zero ou Importar por IA para criar a partir de um documento de fornecedor.
2. Escolha um cliente no menu suspenso. O endereco de entrega e preenchido automaticamente a partir do padrao dele. Crie um novo endereco inline se necessario.
3. Adicione itens: pressione Cmd+K para abrir o seletor de produtos, pesquise por nome ou SKU e selecione. Ou digite uma descricao manual para itens fora do catalogo.
4. Ajuste quantidades, precos unitarios e descontos conforme necessario. Agrupe linhas em secoes clicando em Adicionar Secao e arrastando as linhas para dentro dela.
5. Revise os totais. Se precisar atingir um valor alvo exato, use o recurso Pre-visualizar Desconto: digite o total desejado e o Quotery calcula o desconto uniforme.
6. Clique em Enviar para fazer a transicao de rascunho para enviado.
7. Use o botao Compartilhar para enviar por email um link do portal ao seu cliente, para que ele possa visualizar, aceitar ou solicitar alteracoes.

Fechar uma cotacao apos o cliente aceitar

1. Abra a cotacao enviada.
2. Clique em Fechar. O Quotery reserva o estoque de cada produto rastreado na cotacao. Este e um contrato de sobrerreserva: a cotacao sempre fecha. Faltas de estoque sao relatadas, nao bloqueadas.
3. Se algum produto estiver fora de estoque, voce vera um banner amarelo listando exatamente quais produtos estao em falta, quanto voce precisa e quanto esta disponivel. A cotacao ainda fecha. A entrega impoe a disponibilidade depois.
4. Uma Nota de Entrega em rascunho e criada automaticamente, cobrindo cada item rastreado, para que seu armazem possa comecar a separacao imediatamente.
5. Se sua conta tiver o gate de aprovacao financeira ativado, o fechamento ocorre em duas etapas. Primeiro, a cotacao passa para pronto para cobranca. Sua equipe financeira confirma o pagamento, e so entao o estoque e reservado e a nota de entrega aparece.

Cancelar uma cotacao

1. Abra a cotacao e clique em Cancelar.
2. Se a cotacao ainda estava em rascunho ou enviada, ela cancela imediatamente, sem efeitos colaterais.
3. Se a cotacao ja estava fechada, cancelar libera o estoque reservado de volta para disponivel. Essas unidades sao liberadas para outras cotacoes.
4. Se ja houver entregas enviadas contra esta cotacao, voce nao pode cancelar. Emita uma Nota de Devolucao para trazer as mercadorias de volta.

Reabrir uma cotacao fechada ou cancelada

1. Abra a cotacao que deseja reabrir.
2. Se a cotacao foi cancelada, selecione Reabrir e escolha rascunho ou enviado como status de destino. Nao ha etapa de confirmacao. A cotacao volta a ativa imediatamente.
3. Se a cotacao foi fechada, selecione Reabrir. Um dialogo de confirmacao aparece porque reabrir uma cotacao fechada exclui quaisquer notas de entrega em rascunho e libera reservas de estoque. Confirme para prosseguir.
4. Escolha se deseja reabrir como rascunho (ainda editavel) ou enviado (ja compartilhado com o cliente).
5. Se ja houver entregas enviadas contra esta cotacao, a opcao de reabrir fica desativada. A dica de ferramenta explica o motivo. Voce nao pode desfazer uma entrega.

Compartilhar uma cotacao com sua equipe ou transferir a propriedade

1. Abra a cotacao e clique no botao Compartilhar na barra superior.
2. Escolha Compartilhar com Equipe. Pesquise um colega pelo nome e escolha se ele tera acesso somente visualizacao ou edicao.
3. Clique em Compartilhar. Ele vera a cotacao na sua lista e podera abri-la de la.
4. Para transferir a propriedade, clique em Transferir Propriedade. Escolha o novo proprietario, opcionalmente adicione um motivo e confirme.
5. O novo proprietario assume a cotacao imediatamente. O proprietario anterior mantem acesso de visualizacao. Ambas as acoes sao registradas na trilha de auditoria.

Cenarios comuns

Um cliente quer negociar precos

1. Mantenha a cotacao em rascunho enquanto ajusta quantidades, descontos ou adiciona notas.
2. Use o recurso Pre-visualizar Desconto para visar um total especifico e deixar o Quotery calcular o desconto uniforme por linha.
3. Revise o desconto calculado com precisao de 6 casas decimais para que a matematica nunca saia do lugar.
4. Envie a cotacao atualizada ao seu cliente pelo portal para revisao.

Acompanhar uma cotacao enviada que nao teve resposta

1. Abra a cotacao enviada e use o recurso Acompanhamento por IA.
2. Revise o rascunho de email gerado pela IA que referencia os detalhes da cotacao no idioma do seu cliente.
3. Edite o rascunho conforme necessario e envie ao seu cliente.
4. Verifique a linha do tempo de engajamento para ver se o cliente visualizou o portal ou baixou o PDF.
5. Se o cliente visualizou varias vezes sem responder, considere fazer um acompanhamento por telefone.

Um negocio fechado muda — o cliente quer adicionar itens

1. Reabra a cotacao fechada de volta para rascunho para liberar as reservas de estoque e excluir as notas de entrega em rascunho.
2. Adicione os novos itens e ajuste as quantidades conforme solicitado.
3. Envie a cotacao atualizada pelo mesmo link do portal.
4. Quando o cliente aceitar, o estoque e reservado novamente e uma nova nota de entrega e criada.