Etapa Financeira

O que e a Etapa Financeira?

A etapa financeira e um ponto de verificacao de aprovacao opcional que pausa as cotacoes aceitas para verificacao de pagamento. Quando o financeiro confirma o pagamento, a cotacao continua automaticamente pelo processo de fulfillment, com o estoque reservado.

Ative o gate financeiro nas Configuracoes da Empresa para exigir aprovacao de pagamento antes que as cotacoes avancem para o fulfillment. As cotacoes aceitas pausam em uma etapa de revisao de pronto para cobranca, onde sua equipe financeira confirma que o pagamento foi recebido. Uma vez marcado como pago, a cotacao continua automaticamente: o estoque e reservado, uma nota de entrega e criada e sua equipe de armazem pode comecar a separacao.

O que voce pode fazer

• Ativar ou desativar o gate financeiro para toda a sua conta nas Configuracoes da Empresa.
• Rastrear cada pagamento com um status dedicado: pendente, pago, falhou ou cancelado.
• Exigir uma nota de motivo ao marcar qualquer pagamento como falhou ou cancelado.
• Enviar aos clientes uma notificacao de status de pagamento pelo painel financeiro quando estiver pronto.
• Reverter um pagamento pago de volta para pendente para liberar o estoque, desde que nenhuma entrega tenha sido enviada.
• Manter sua equipe financeira informada com notificacoes automaticas a cada mudanca de status de pagamento.
• Ver todos os pagamentos em um painel financeiro dedicado, com filtros por status, vendedor ou cliente.
• Permitir que os clientes vejam o status do pagamento no portal do cliente por meio de um banner que voce controla.
• Acessar relatorios financeiros em quatro niveis, desde visao geral de receita padrao ate previsoes premium.
• Reativar o gate financeiro automaticamente quando uma cotacao cancelada e reaberta e aceita novamente.

Como...

Membros da equipe financeira e gerentes podem ativar o gate financeiro, processar pagamentos e notificar clientes. Estes tutoriais cobrem a ativacao do gate de aprovacao, a marcacao de pagamentos como pagos, a notificacao de clientes e a execucao de relatorios financeiros. Cada um leva menos de 2 minutos.

Ativar o gate de aprovacao financeira

1. Navegue ate Configuracoes da Empresa e abra as configuracoes do seu tenant.
2. Localize o interruptor Exigir Aprovacao Financeira nas configuracoes de fluxo de cotacao.
3. Ative-o e salve. A partir de agora, sempre que uma cotacao for aceita pelo portal do cliente, ela pausara em pronto para cobranca em vez de ir direto para fechado.
4. Voce pode desativar isso a qualquer momento. Cotacoes existentes que ja estao na etapa financeira permanecerao la ate serem resolvidas. O interruptor afeta apenas novas cotacoes daqui para frente.

Marcar um pagamento como pago

1. Navegue ate Financeiro na barra lateral. Voce vera uma lista de todos os pagamentos pendentes.
2. Localize o pagamento que deseja processar. Use a busca e os filtros se necessario.
3. Clique no menu de acoes na linha do pagamento e selecione Marcar como Pago.
4. Opcionalmente, adicione um motivo ou nota de referencia sobre o pagamento. Algo como "Transferencia bancaria confirmada pela contabilidade" ou "Cheque nº 4521 compensado."
5. Clique para confirmar. A cotacao passa imediatamente para o status fechado. O estoque e reservado, uma nota de entrega e criada e sua equipe de armazem pode comecar a separacao.
6. O status do pagamento e atualizado para Pago e o responsavel pelas vendas recebe uma notificacao. A cotacao agora segue o fluxo normal de fulfillment.

Notificar um cliente sobre o status do pagamento

1. Abra o detalhe do pagamento no painel financeiro.
2. Clique em Notificar Cliente. Um dialogo se abre com duas opcoes: incluir uma mensagem de status padrao ou escrever sua propria mensagem personalizada.
3. A mensagem padrao explica o status atual do pagamento em linguagem simples. Voce pode usa-la como esta ou desativa-la e escrever algo especifico.
4. Se voce ativar a mensagem padrao e tambem adicionar texto personalizado, ambos serao incluidos no email.
5. Certifique-se de que o cliente tenha um endereco de email cadastrado. O Quotery avisara se nao tiver.
6. Clique em Enviar. O email e enviado e um registro da notificacao e salvo no pagamento. Sua equipe pode ver o que foi comunicado e quando. O cliente tambem vera um banner de status de pagamento no portal do cliente refletindo esta notificacao.

Executar um relatorio financeiro

1. Navegue ate Relatorios e clique em Relatorios Financeiros para ver o catalogo de relatorios disponiveis, organizado por nivel.
2. Os relatorios do nivel Standard estao disponiveis em todos os planos: Visao Geral de Receita mostra quanto dinheiro entrou e quando. Envelhecimento de Faturas mostra pagamentos pendentes e ha quanto tempo estao pendentes. Status de Pagamento oferece um instantaneo de cada pagamento em todos os status. Fluxo de Caixa rastreia o dinheiro entrando e saindo ao longo do tempo.
3. Se o seu plano incluir o nivel Advanced, voce tambem vera Analise de Rentabilidade (margem por cliente, por produto, por representante) e Margem por Cliente (quais clientes sao mais rentaveis). Inclui tambem Tendencias de Pagamento (como o comportamento de pagamento muda ao longo do tempo).
4. Se o seu plano incluir o nivel Premium, voce desbloqueia Previsao de Receita (modelagem preditiva baseada no pipeline) e Comportamento de Pagamento (pontuacao de confiabilidade de pagamento no nivel do cliente). Inclui tambem Saude Financeira (instantaneo combinado de liquidez e contas a receber).
5. Relatorios Financeiros Personalizados permitem definir suas proprias metricas e dimensoes. Disponiveis nos planos Enterprise.
6. Clique em qualquer relatorio para abri-lo. Use os filtros de intervalo de datas, cliente e representante para restringir os dados.
7. Exporte para PDF para revisoes da lideranca ou CSV para fazer sua propria analise no Excel.

Cenarios comuns

A transferencia padrao de vendas para financeiro

1. O vendedor negocia uma cotacao e o cliente a aceita pelo portal do cliente.
2. A cotacao pausa em pronto para cobranca porque o gate financeiro esta ativado.
3. A equipe financeira verifica o pagamento e clica em Marcar como Pago.
4. A cotacao continua automaticamente: o estoque e reservado e uma nota de entrega aparece.
5. A equipe do armazem comeca a separacao, e o vendedor recebe uma notificacao.

Revertendo um pagamento antes da entrega

1. O financeiro abre o pagamento no painel e seleciona Reverter.
2. Confirme a reversao. O Quotery libera as reservas de estoque e exclui a nota de entrega em rascunho.
3. A cotacao retorna para pronto para cobranca, com o status de pagamento definido como Pendente.
4. Acompanhe o cliente sobre o pagamento correto.
5. Se uma entrega ja tivesse sido enviada, o sistema bloqueia a reversao e recomenda uma nota de devolucao.