Recepciones de Existencias

¿Qué son las Recepciones de Existencias?

Las recepciones de existencias registran el inventario entrante de proveedores, capturando qué llegó y dónde se colocó. Publicar una recepción de existencias suma automáticamente las cantidades a su inventario y escribe un asiento permanente en el libro mayor.

Use una recepción de existencias cuando llegue nuevo inventario de un proveedor. Registre qué recibió, cuánto, cuándo llegó y dónde lo puso. Una vez publicado, Quotery suma esas cantidades a sus existencias disponibles y registra el movimiento en su libro de existencias.

Qué puede hacer

• Registre envíos entrantes con detalles de producto, cantidad, proveedor y ubicación.
• Monitoree existencias en consignación por separado del inventario propio marcando una recepción de existencias como consignada.
• Reciba el mismo producto varias veces con información de lote distinta en recepciones de existencias separadas.
• Cancele una recepción de existencias publicada para escribir una reversión que restaure conteos de inventario precisos.
• Busque y filtre todas las recepciones de existencias por proveedor, ubicación, rango de fechas o estado.
• Adjunte números de referencia del proveedor y notas internas a cada recepción de existencias para trazabilidad.

Cómo...

El personal de almacén y los gerentes pueden crear, publicar y cancelar recepciones de existencias. Estos tutoriales cubren la recepción de envíos, la publicación de recepciones de existencias finalizadas y la cancelación de recepciones de existencias publicadas. Cada uno toma menos de 2 minutos.

Crear una recepción de existencias

1. Navegue a Recibos desde la barra lateral (bajo Cumplimiento) para ver su lista de recepciones de existencias.
2. Haga clic en el botón Nuevo Recibo en la parte superior de la página.
3. Elija la ubicación a donde están llegando las existencias. Este es el almacén físico o punto de almacenamiento que tendrá estos artículos.
4. Si el envío es de un proveedor conocido, selecciónelo del menú desplegable. Para un proveedor ocasional, puede dejarlo en blanco o escribir su nombre para sus registros.
5. Agregue líneas de producto. Para cada producto que recibió, elija el producto de su catálogo e ingrese la cantidad. También puede registrar opcionalmente el costo unitario para su propia referencia.
6. Si se trata de existencias en consignación (el proveedor sigue siendo dueño hasta que las venda), marque la casilla Consignado. El inventario del proveedor se monitoreará por separado de sus existencias propias.
7. Agregue cualquier nota útil o el número de referencia del proveedor para que en el futuro sepa exactamente qué envío fue este.
8. Haga clic en Guardar. Su recepción de existencias ahora está en borrador, listo para revisión.

Publicar (finalizar) una recepción de existencias

1. Abra la recepción de existencias en borrador y verifique las cantidades, ubicación y proveedor.
2. Haga clic en el botón Publicar. Quotery suma de inmediato las cantidades recibidas a sus existencias disponibles en la ubicación seleccionada.
3. El estado de la recepción de existencias cambia a Publicado y los artículos aparecen en su resumen de existencias. No puede editar una recepción de existencias publicada. Esto protege su historial de inventario de cambios accidentales.
4. Si la recepción de existencias se marcó como consignada, los artículos aparecen en su vista de existencias consignadas, separadas de su inventario propio.

Cancelar una recepción de existencias publicada

1. Abra la recepción de existencias publicada que necesita revertir. Verá disponible una acción Cancelar.
2. Haga clic en Cancelar. Quotery escribe un registro de reversión que resta las mismas cantidades del inventario. Sus conteos de existencias regresan a lo que eran antes de que se publicara la recepción de existencias.
3. El estado de la recepción de existencias cambia a Cancelado y la cancelación es claramente visible en su historial de movimientos de existencias.
4. Si necesita rehacer la recepción de existencias con cantidades corregidas, cree una nueva recepción de existencias. Las recepciones de existencias canceladas no se pueden volver a publicar, lo que mantiene su libro contable limpio y auditable.

Escenarios comunes

Recibir un envío estándar de proveedor

1. Desempaque el envío del proveedor y cuente los artículos.
2. Cree una nueva recepción de existencias y elija el proveedor de la lista.
3. Seleccione la ubicación de recepción y agregue una línea con el producto y la cantidad.
4. Ingrese el número de guía del proveedor en el campo de notas.
5. Haga clic en Publicar. El inventario refleja inmediatamente las unidades adicionales.

Administrar inventario en consignación de un proveedor

1. Cree una recepción de existencias como de costumbre cuando llegue el envío en consignación.
2. Marque la casilla Consignado y seleccione el proveedor.
3. Publique la recepción de existencias. Los productos aparecen en su vista de Existencias Consignadas.
4. Venda y entregue los artículos a los clientes según sea necesario.
5. Quotery notifica al proveedor cuando se envía su existencia en consignación.