Primeros Pasos con Quotery

¿Qué es Quotery?

Quotery es una plataforma de gestión empresarial que le ayuda a cotizar, vender y entregar productos. Sus equipos de ventas, almacén y clientes trabajan con los mismos datos en tiempo real.

Quotery es una plataforma de gestión empresarial que le ayuda a cotizar, vender y entregar productos. Le proporciona a su equipo de ventas una herramienta rápida de cotización, a su equipo de almacén una vista de inventario en tiempo real y a sus clientes un portal de autoservicio. Todos trabajan con los mismos datos, sin hojas de cálculo que conciliar ni correos perdidos en bandejas de entrada.

Acerca de este manual

Este Manual de Producto le guía por cada parte de Quotery, un módulo a la vez. No necesita leerlo de principio a fin. Vaya directamente a la sección que corresponda con lo que intenta hacer ahora.

Cada módulo sigue la misma estructura. Primero explicamos qué hace esa parte de Quotery y por qué es importante para su negocio. Luego enumeramos las cosas clave que puede hacer con ella. Después encontrará guías paso a paso para tareas comunes: crear, editar y gestionar registros. Finalmente, recorremos escenarios del mundo real para que vea cómo encaja todo.

Este manual está escrito para todos los miembros de su equipo, independientemente de su conocimiento técnico. Representantes comerciales, personal de almacén, gerentes y administradores encontrarán secciones relevantes para su trabajo diario. Lo mantenemos sencillo y práctico. Sin jerga, sin suposiciones sobre lo que ya sabe.

Qué problemas resuelve Quotery

• Cotizar toma demasiado tiempo cuando sus representantes crean cotizaciones en hojas de cálculo que les complican cada paso.
• El inventario es un juego de adivinanzas cuando no sabe qué hay en existencias o si puede cumplir con la cotización que acaba de enviar.
• Los clientes no pueden ver sus cotizaciones ni seguir sus entregas, así que llaman o escriben pidiendo actualizaciones de estado.
• Los equipos trabajan en silos donde ventas, almacén y contabilidad no comparten la misma información en tiempo real.
• El crecimiento expone las grietas cuando los procesos manuales que funcionaban para 50 cotizaciones al mes se desmoronan con 500.

Un recorrido por la barra lateral

Todo en Quotery se encuentra en la barra lateral, al lado izquierdo de su pantalla. Una vez que entienda para qué sirve cada sección, navegar por Quotery se vuelve algo natural.

• Panel: su base de operaciones para actividad reciente, cotizaciones pendientes y métricas clave de un vistazo.
• Cotizaciones: donde su equipo de ventas crea, envía y gestiona cotizaciones.
• Clientes: su directorio de clientes con direcciones de entrega y datos de contacto de cada empresa a la que vende.
• Productos: su catálogo de productos, precios, unidades de medida y categorías.
• Inventario: niveles de existencias en tiempo real en todas sus ubicaciones, con ajustes de cantidad y seguimiento de movimientos.
• Proveedores: su directorio de empresas a las que compra, con datos de contacto y números de referencia.
• Ubicaciones: sus almacenes y puntos de almacenamiento donde mantiene el inventario.
• Preparación de pedidos: notas de entrega, notas de devolución y recepciones de existencias que mueven productos hacia y desde los clientes.
• Portal del Cliente: una página segura de autoservicio que sus clientes usan para ver, aceptar o rechazar cotizaciones y seguir sus entregas.
• Admin.: configuración del inquilino, usuarios, permisos, facturación y configuración para la gestión de la cuenta.

¿Quién hace qué?

Quotery usa un sistema de permisos basado en roles para que cada persona de su equipo vea exactamente lo que necesita y nada que no deba ver. No necesita crear una matriz de permisos desde cero. Los roles predeterminados cubren las configuraciones más comunes de inmediato.

• Admin.: acceso completo para crear y gestionar todo, configurar los ajustes del inquilino, invitar usuarios y asignar roles.
• Gerente: supervisa productos, proveedores, inventario y preparación de pedidos, con acceso de solo lectura a clientes.
• Comercial (Ventas): crea cotizaciones y gestiona clientes, con capacidad de crear productos temporales que requieren aprobación del gerente.
• Almacén: gestiona existencias y preparación de pedidos, incluyendo recepción de inventario, registro de entregas y manejo de devoluciones.
• Despachador: ve las notas de entrega y las rutas, pero no tiene acceso a inventario, proveedores ni precios.

Flujos de trabajo comunes de un vistazo

Cómo una cotización se convierte en entrega

1. El representante comercial crea una cotización desde el catálogo, agrega líneas y la envía al cliente.
2. El cliente revisa y acepta la cotización en el portal del cliente.
3. El almacén prepara el inventario y crea una nota de entrega desde la cotización aceptada.
4. La entrega sale y se marca como entregada. Los niveles de inventario se actualizan automáticamente.
5. El cliente sigue todo el proceso desde el portal del cliente.

Cómo se mantiene preciso el inventario

1. El equipo de almacén crea una recepción de existencias contra el proveedor cuando llega nuevo inventario. El inventario sube.
2. La nota de entrega se marca como entregada. El inventario baja automáticamente.
3. El cliente devuelve artículos mediante una nota de devolución. El inventario vuelve a subir.
4. Cada movimiento se registra en el libro mayor de existencias con quién lo hizo y cuándo.